A medida que el IRS dirige a los contribuyentes hacia las herramientas digitales de autoayuda, es necesario llevar la “regla legal del buzón de correo” al siglo XXI. Actualmente, la regla de buzón legal en IRC § 7502 no se aplica a la transmisión electrónica de muchos documentos y pagos urgentes al IRS. La regla establece que si se cumplen los requisitos establecidos en el estatuto, se considera que un documento o pago se presenta o se paga en la fecha del matasellos sellado en el sobre. Si la fecha del matasellos es anterior al último día del período prescrito para presentar el documento o realizar el pago, el documento o pago se considera presentado o pagado a tiempo, incluso si se recibe después de la fecha de vencimiento. Además, IRC § 7502 (c) establece que el correo registrado o certificado, o los métodos que el Secretario de Hacienda considere sustancialmente equivalentes, es prueba prima facie de la entrega. La regla se aplica a los documentos y pagos enviados a través del Servicio Postal de los EE. UU., Los servicios de entrega privados designados y los transmisores electrónicos de devolución. Sin embargo, el estatuto y reglamentos a continuación, no extienden la regla a otras formas de transmisión electrónica.

Tradicionalmente, los contribuyentes se comunicaban principalmente con el IRS por correo, teléfono o interacciones cara a cara. Sin embargo, los planes del IRS están muy avanzados para aumentar las interacciones digitales con los contribuyentes. Tales interacciones digitales incrementadas incluyen lo siguiente:

• Documentos enviados por fax.
• La solicitud de cuenta en línea. El IRS ha lanzado y continúa desarrollando capacidades para la aplicación de la cuenta del contribuyente en línea. Las capacidades futuras incluyen la capacidad de los contribuyentes de "autocorregirse", lo que se espera que les permita a los contribuyentes y sus representantes autorizados presentar documentos en línea.
• Comunicaciones digitales del contribuyente. Varias organizaciones dentro del IRS, incluido el Servicio del Defensor del Contribuyente y la Revisión de Pequeñas Empresas / Trabajadores Independientes, están llevando a cabo una prueba piloto del sistema de Mensajería Segura de Comunicación Digital del Contribuyente (TDC). TDC permite a los contribuyentes enviar y recibir correo web electrónico, junto con ciertos documentos digitales, a través de un portal seguro.
• Pagos electrónicos. Los contribuyentes pueden realizar pagos al IRS de diversas formas, incluidos métodos electrónicos como:
  • Pagos con tarjeta de crédito y débito;
  • pago directo, donde los fondos se cargan de la cuenta bancaria del contribuyente; y
  • El sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS).

Según las discusiones con la Oficina del Asesor Jurídico Principal del IRS, TAS entiende que la posición del IRS con respecto a las transmisiones digitales de documentos y pagos no invoca la regla del buzón de correo del IRC § 7502. Por lo tanto, la fecha en que el contribuyente envía un documento es irrelevante, incluso cuando el contribuyente presente prueba de transmisión. El IRS solo verá la fecha en que realmente lo recibe. La razón detrás de esta decisión, según lo expresó la Oficina del Asesor Jurídico Nacional al Defensor del Contribuyente Nacional, es que las personas pueden modificar las fechas en las máquinas de fax y las computadoras.

Contribuyentes que utilizan EFTPS enfrentan un trato particularmente desfavorable. La Sitio web de EFTPS muestra la siguiente advertencia: "Los pagos mediante este sitio web o nuestro sistema de respuesta de voz deben ser programados por 8 pm ET el día antes de la fecha de vencimiento para ser recibido oportunamente por el IRS. Los fondos saldrán de su cuenta bancaria en la fecha que seleccione para la liquidación ". (Énfasis en el original). Esta limitación se aplica a todos los pagos. Suponga que un contribuyente debe un saldo que vence el 15 de abril. Si envía por correo el pago al IRS antes de la medianoche del 15 de abril, el pago se considerará oportuno, aunque probablemente demorará alrededor de una semana hasta que el IRS reciba, abra, y procesa el cheque. Si envía el pago en EFTPS, el pago se considerará atrasado si envía la transacción después de las 8 pm del 14 de abril (28 horas antes), aunque el pago se debitaría de su cuenta el 16 de abril, aproximadamente una semana antes de si lo envía por correo.

Esta disparidad en el tratamiento de los pagos enviados por correo y electrónicamente tiene poco sentido. En comparación con un cheque enviado por correo, un pago electrónico se recibe más rápidamente, es más económico de procesar y elimina el riesgo de que se pierda o extravíe un cheque enviado por correo. Sin embargo, en lugar de alentar a los contribuyentes a utilizar el EFTPS, los plazos relativos sirven de disuasión.

El tratamiento comparativamente desfavorable de los documentos y pagos presentados electrónicamente socava los esfuerzos del IRS para fomentar un mayor uso de los servicios digitales. De hecho, sin una versión electrónica de la regla legal del buzón de correo, los profesionales pueden dudar en enviar cualquier documento urgente o pago electrónicamente por temor a cometer negligencia. Además, los contribuyentes no representados o poco sofisticados pueden verse perjudicados porque asumen que la fecha de envío de un documento digital o el pago controlará. El uso de un método digital podría comprometer los derechos y protecciones de los contribuyentes, especialmente el derecho a desafiar la posición del IRS y ser escuchado. También afecta el derecho del contribuyente a un sistema tributario justo y equitativo porque la transmisión electrónica de documentos y pagos facilita la presentación oportuna de documentos y pagos. Si el IRS desea alentar a los contribuyentes a utilizar métodos digitales de presentación y pago de documentos, los contribuyentes deben tener las mismas protecciones cuando envían documentos electrónicamente que cuando envían un documento o cheque por correo a través del Servicio Postal de los EE. UU. O un servicio de entrega designado.

Incluso el Tribunal Tributario en Pearson contra el comisionado, 149 TC No. 20 (29 de noviembre de 2017), reconoció la necesidad de llevar la regla legal del buzón de correo al siglo XXI. El tribunal, reunido en pleno, sostuvo que el franqueo comprado a través de Internet y adherido a un sobre crea un matasellos privado a partir de la fecha de compra para los propósitos de las regulaciones emitidas bajo IRC § 21.

En consecuencia, en mi informe anual de 2017, hice una recomendación legislativa para enmendar IRC § 7502 para abordar estos problemas. Específicamente, recomendé que el Congreso enmiende el estatuto para ordenar al Secretario que emita regulaciones que apliquen la regla del buzón de manera comparable a los documentos y pagos presentados por un contribuyente, independientemente de si se envían electrónicamente o por correo. Específicamente, las regulaciones deben proporcionar la medida en que la confirmación o el recibo de una transmisión electrónica brindan las mismas protecciones que un matasellos del Servicio Postal de los EE. UU. U otro servicio de entrega designado. Además, las regulaciones deben proporcionar los medios por los cuales un contribuyente puede transmitir electrónicamente el documento y recibir un recibo o confirmación que sea prueba prima facie de que el IRS recibió el documento o pago en la fecha reflejada en el recibo.

Al redactar la guía administrativa y la política con respecto a las confirmaciones de fax, es importante tener en cuenta que las sanciones penales IRC § 7206 para la falsificación de registros se aplicaría a estos recibos y confirmaciones de presentación electrónica de la misma manera que a otros registros de contribuyentes. Por lo tanto, el IRS debe considerar permitir que los contribuyentes usen sus propias máquinas de fax personales y requerir que el contribuyente haga una declaración, firmada bajo pena de perjurio, sobre la exactitud del sello de fecha en la confirmación del fax si la fecha del recibo del IRS se convierte en un problema. .