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MSP #3: CONTRATACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL IRS

Las debilidades en los programas de contratación, reclutamiento y capacitación de la Oficina de Capital Humano están socavando los esfuerzos del IRS para lograr la dotación de personal adecuada para satisfacer las necesidades de los contribuyentes

Recomendaciones de TAS y respuestas del IRS

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RECOMENDACIÓN TAS # 3-1

Buscar la autoridad de DHA para puestos más críticos en todo el servicio, más allá de lo que se ha solicitado hasta la fecha, porque el IRS también necesitará el personal de apoyo adecuado (por ejemplo, secretarias, analistas, gerentes) para respaldar aumentos significativos en puestos técnicos y críticos.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: ​El IRS acuerda implementar la recomendación de TAS en su totalidad.

El IRS solicitó la Autoridad de Contratación Directa (DHA, por sus siglas en inglés) para puestos críticos de Servicios y Cumplimiento y Apoyo a las Operaciones el 6 de octubre de 2022. La Oficina de Administración de Personal otorgó DHA para estos puestos el 8 de noviembre de 2022, para usar hasta el 30 de noviembre de 2024.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/A: las acciones ya se han completado.

RESPUESTA TAS: El Defensor Nacional del Contribuyente elogia los esfuerzos del IRS para continuar buscando la autoridad de la DHA para posiciones más críticas en todo el servicio. Esperamos que el IRS también solicite autorización DHA para secretarios y analistas. Con el apoyo necesario y las flexibilidades proporcionadas al IRS, podrá satisfacer sus necesidades de contratación a un ritmo razonable.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/A

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RECOMENDACIÓN TAS # 3-2

Continuar creando conciencia internamente sobre el proceso de tarifas de pago especiales y alentar la presentación del Formulario 1397 de la OPM, Formulario de solicitud de tarifa de salario especial, para solicitar que la OPM establezca tarifas más altas de pago básico o tarifas especiales según sea necesario para un grupo o categoría de puestos de GS.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El IRS acuerda implementar la recomendación de TAS en su totalidad.

El IRS desarrolló una hoja de ruta en agosto de 2022 que proporciona los pasos necesarios para la presentación del Formulario OPM 1397 de las unidades comerciales del IRS para la serie GS específica. El IRS publicó una Alerta de Líderes en septiembre de 2022 para recordar a los gerentes la disponibilidad de tasas salariales especiales (SSR) como una flexibilidad y compartió la hoja de ruta para solicitar horarios de SSR. En octubre de 2022, durante la revisión anual requerida por la OPM de las tarifas especiales existentes, el IRS incluyó la Alerta del líder y la hoja de ruta publicadas anteriormente como un recordatorio para las unidades comerciales sobre cómo solicitar una nueva tarifa de salario especial. El IRS continuará emitiendo comunicados anualmente para recordarles a los gerentes esta flexibilidad. El IRS está trabajando actualmente con unidades comerciales que han expresado la necesidad del uso de un SSR, y el IRS aprovechará esta oportunidad para probar el proceso existente y determinar si se necesitan mejoras adicionales.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/A: las acciones ya se han completado.

RESPUESTA TAS: El Defensor Nacional del Contribuyente aplaude al IRS por la adopción de esta recomendación y por los esfuerzos del IRS hasta el momento, pero estos esfuerzos deben continuar ya que se necesita más conciencia sobre las tasas de pago especiales para puestos críticos. Los flujos de trabajo del IRS requieren personal especializado y bien capacitado para auditar a un contribuyente, cobrar la deuda tributaria, procesar la correspondencia o responder preguntas sobre leyes tributarias, y esos empleados especializados se han jubilado o se han ido al sector privado durante la última década y tomando su experiencia y conocimiento institucional con ellos. Esta pérdida de talento es costosa y requiere una cantidad significativa de tiempo y recursos para atraer, contratar y capacitar a los reemplazos de esos empleados. El IRS necesita poder competir mejor con el sector privado y atraer y retener a estos empleados.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/A

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RECOMENDACIÓN TAS # 3-3

Reasignar recursos presupuestarios para invertir en un sistema de administración de inventario de seguridad del personal basado en la web para actualizar la tecnología actual del sistema de investigación de antecedentes del IRS para eliminar procesos anticuados, reducir la carga de trabajo manual y mejorar la interconexión con otros sistemas. Esto agilizará aún más el proceso de seguridad del personal y reducirá los retrasos durante la verificación de antecedentes de los empleados y los procesos de selección de empleados.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: 

El IRS acuerda implementar la recomendación de TAS en su totalidad.

El Comité Directivo Ejecutivo de TI aprobó el proceso de planificación acelerado y el inicio provisional de la iniciativa para modernizar el Sistema Automatizado de Investigación de Antecedentes el 24 de enero de 2023. El alcance, el cronograma y el costo total serán refinados por un equipo integrado. Cuando se implemente, esta tecnología ayudará a eliminar procesos anticuados, reducir la carga de trabajo manual y mejorar las interconexiones con otros sistemas.

ACCIÓN CORRECTIVA: El Comité Directivo Ejecutivo de TI aprobó el proceso de planificación acelerado y el inicio provisional de la iniciativa para modernizar el Sistema Automatizado de Investigación de Antecedentes el 24 de enero de 2023.

Actualización: Se reasignaron recursos presupuestarios hacia un contrato adjudicado el 12 de junio de 2023 para invertir y modernizar el Sistema Automatizado de Investigación de Antecedentes.

RESPUESTA TAS: El Defensor Nacional del Contribuyente recomienda que el IRS implemente completamente esta recomendación en el futuro. Es fundamental actualizar la tecnología actual del sistema de investigación de antecedentes del IRS para eliminar los procesos anticuados, reducir la carga de trabajo manual y mejorar la interconexión con otros sistemas. TAS continuará abogando por las necesidades del IRS para reducir la carga de trabajo manual y optimizar el proceso de contratación con las partes interesadas internas y externas.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): 

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RECOMENDACIÓN TAS # 3-4

Reasignar recursos presupuestarios adicionales al equipo HCO STARS para que pueda implementar un Plan Estratégico de Reclutamiento actualizado que aumentará las asociaciones de reclutamiento con firmas de reclutamiento del sector privado, universidades, colegios comunitarios y cualquier otra fuente donde los solicitantes diversos y cualificados puedan estar subempleados.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: ​El IRS acuerda implementar la recomendación de TAS en su totalidad.

El IRS aprobó fondos adicionales para que el equipo HCO STARS amplíe el marketing y la divulgación, los eventos de reclutamiento, las plataformas virtuales y las asociaciones externas para aumentar los grupos de solicitantes.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/A: las acciones ya se han completado.

RESPUESTA TAS: TAS elogia los esfuerzos del IRS hasta la fecha; sin embargo, necesitaremos información adicional para poder verificar y monitorear la implementación de esta recomendación. Instamos al IRS a que tome las medidas necesarias para ampliar las asociaciones de contratación con empresas de contratación del sector privado, universidades y colegios comunitarios. Entendemos que el equipo HCO STARS había estado operando con recursos limitados, pero esta recomendación debe priorizarse y perseguirse enérgicamente.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/A

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RECOMENDACIÓN TAS # 3-5

Actualice su Plan de acción de compromiso de liderazgo corporativo para los años tributarios 2022-2025 para incluir acciones específicas que el IRS tomará para mejorar las tasas de retención de empleados con menos de un año de servicio y empleados menores de 30 años y acciones específicas para reducir aún más las tasas generales de rotación de empleados.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN:

El IRS acuerda implementar la recomendación de TAS en parte.

Se están llevando a cabo múltiples iniciativas, como la Encuesta de salida del IRS, la Encuesta de pulso relacionada con FEVS y la Encuesta de retención de empleados, para mejorar las tasas de retención, mejorar el compromiso de los empleados e impulsar el desempeño de alta calidad de los empleados en múltiples áreas demográficas. Los datos recopilados de estas iniciativas se utilizarán para identificar elementos de acción apropiados y servirán como punto de referencia para involucrar y retener a los empleados. Estas iniciativas se suman a los datos de la Encuesta de salida del Tesoro y la Encuesta de punto de vista de los empleados federales que el IRS está recibiendo actualmente.

En términos más generales, como parte de la implementación del Plan Operativo Estratégico de la Ley de Reducción de la Inflación del IRS, el IRS se centrará sustancialmente en mejorar la experiencia de los empleados al ofrecer más flexibilidad, crear una cultura de equipo más colaborativa y equipar mejor al personal para atraer y retener a los mejores. talento necesario para cumplir con nuestra misión.

ACCIÓN CORRECTIVA: Como parte de la implementación del Plan Operativo Estratégico de la Ley de Reducción de la Inflación del IRS, el IRS se centrará sustancialmente en mejorar la experiencia de los empleados al ofrecer más flexibilidad, crear una cultura de equipo más colaborativa y equipar mejor al personal para atraer y retener a los mejores talentos necesarios para cumplir con nuestra misión.

Actualización: esta recomendación está en camino de implementarse. El próximo hito es noviembre de 2023 para los resultados de la encuesta de salida.

RESPUESTA TAS: Las tasas de retención de empleados son difíciles de mejorar pero necesarias para la agencia. La clave para construir y mantener una fuerza laboral vibrante radica en invertir y cultivar talento en la fuerza laboral y crear incentivos para que los empleados se queden. La retención de empleados y el avance de los empleados van de la mano, ya que los empleados que no están satisfechos con su trabajo o no pueden ver oportunidades de ascenso a menudo se van a otros trabajos. TAS elogia los esfuerzos del IRS hasta la fecha; sin embargo, necesitaremos información adicional para poder verificar y monitorear la implementación de esta recomendación. TAS es consciente de que el IRS aún se encuentra en la fase de planificación de esta iniciativa, pero esperamos revisar los éxitos del IRS en la implementación de esta recomendación.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Abierto

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): Pasando Ahora

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6.

RECOMENDACIÓN TAS # 3-6

Reasignar recursos presupuestarios para proporcionar el presupuesto operativo dedicado necesario a los equipos de HCO que lideran la implementación de IRSU para establecer la infraestructura para abrir completamente IRSU y alinear mejor la capacidad de capacitación a largo plazo del IRS con la capacidad de contratación a largo plazo.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: ​El IRS acuerda implementar la recomendación de TAS en su totalidad.

El IRS necesita programas sólidos de capacitación y desarrollo que preparen a los empleados para servir a los contribuyentes de manera eficiente y eficaz. El equipo de implementación de IRSU se está asociando con la Oficina de Transformación de Capital Humano para desarrollar estrategias para garantizar que IRSU pueda respaldar completamente todas las iniciativas de capacitación de IRA. Todo el progreso en IRSU hasta la fecha se ha implementado utilizando el presupuesto existente. Para llevar a IRSU a la siguiente fase, que incluye iniciativas de IRA, aprovechar la tecnología, contenido de capacitación impulsado por proveedores y expandir nuestra presencia en el salón de clases, se requerirá financiamiento adicional. Para volverse completamente operativo y continuar manteniéndose a largo plazo, IRSU requiere financiamiento inicial, así como un presupuesto operativo anual suficiente.

El IRS apoya el desarrollo y la capacitación de los empleados, incluido el apoyo a la IRSU. Los fondos asignados se distribuyen con la aprobación del liderazgo a las unidades comerciales para los requisitos operativos en curso y las prioridades de liderazgo no financiadas. Actualmente, el IRS no cuenta con una reserva, por lo que cualquier financiamiento adicional para IRSU solo es posible realineando fondos de otras prioridades corporativas. Se podrían considerar necesidades de financiamiento adicionales para IRSU en el futuro al incluir esta necesidad en nuestra solicitud de presupuesto. Para las necesidades del año en curso, HCO enviará una EUR (solicitud no financiada de la empresa) al CFO para el financiamiento de IRSU que se necesita fuera de cualquier iniciativa de la Ley de Reducción de la Inflación que ya financia actividades de capacitación. HCO incluirá sus futuras necesidades de IRSU en un FY24 EUR para un aumento en su base que los financiará en futuros años tributarios y continuará utilizando el proceso de EUR para solicitar financiamiento adicional a medida que las necesidades futuras de IRSU se definan más.

ACCIÓN CORRECTIVA: HCO incluirá sus futuras necesidades de IRSU en un FY24 EUR para un aumento en su base que los financiará en futuros años tributarios y continuará utilizando el proceso de EUR para solicitar financiamiento adicional a medida que las necesidades futuras de IRSU se definan más.

RESPUESTA TAS: El Defensor Nacional del Contribuyente se siente alentado por el hecho de que el IRS esté considerando esta recomendación para el futuro, pero sigue preocupado por la falta de fondos necesarios que no se han proporcionado o reasignado para IRSU en este momento. El Defensor Nacional del Contribuyente continúa recomendando un fuerte enfoque en la capacitación. TAS continuará monitoreando esta actividad. TAS también abogará por las necesidades de financiamiento del IRS para la implementación de IRSU y capacitación adicional con partes interesadas internas y externas.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Abierto

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): 5/18/2024