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MSP # 1: RECLUTAMIENTO, CONTRATACIÓN Y RETENCIÓN DE EMPLEADOS DEL IRS

El servicio de calidad al contribuyente y la protección de los derechos del contribuyente están directamente relacionados con la necesidad del IRS de mejorar sus estrategias de reclutamiento, contratación y retención

Recomendaciones de TAS y respuestas del IRS

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RECOMENDACIÓN TAS # 1-1

Contrate especialistas en recursos humanos adicionales para satisfacer la demanda de contratación.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El IRS planea implementar esta recomendación en su totalidad, dependiendo de las aprobaciones de financiación y contratación. Hemos preparado un plan de dotación de personal para contratar más de 200 puestos de apoyo a la contratación.

ACCIÓN CORRECTIVA: El IRS planea implementar esta recomendación en su totalidad, dependiendo de las aprobaciones de financiación y contratación. Hemos preparado un plan de dotación de personal para contratar más de 200 puestos de apoyo a la contratación. Se completará en septiembre de 2021, dependiendo de las aprobaciones de fondos.

Actualización: A partir del 15 de septiembre de 2021, el IRS ha contratado 206 puestos adicionales de personal de apoyo a la contratación.

RESPUESTA TAS: Es alentador que el IRS planee implementar esta recomendación en su totalidad. TAS entiende que HCO ha comenzado a implementar esta recomendación y ha anunciado aproximadamente 40 de esos puestos a partir de abril de 2021.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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RECOMENDACIÓN TAS # 1-2

Reestructurar los procesos internos de contratación para mejorar los tiempos de ciclo.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El IRS ya ha implementado esta recomendación. Reestructuramos el proceso de contratación, más que duplicando la producción de contrataciones y eliminando la acumulación de solicitudes de contratación. Un aspecto clave de este éxito fue la adopción de un concepto de "estación de trabajo" de contratación, una de las mejores prácticas en otras agencias federales, que alinea las actividades de contratación en las tres fases principales del proceso de contratación. Este modelo mejora la transparencia, la rendición de cuentas y la eficiencia al tiempo que proporciona una base sólida para el desarrollo profesional y la formación de los profesionales de recursos humanos (RR.HH.). También se implementó un programa de desarrollo profesional (Career +) para evaluar los niveles de competencia del personal de RR.HH. y apoyar el desarrollo de planes de capacitación. Este esfuerzo resultó en la implementación de un curso de capacitación integral de 8 semanas para el personal de contratación. El IRS implementó la transición a USAStaffing como la nueva plataforma de contratación para alinearse con la tecnología disponible y ampliamente utilizada en todo el gobierno federal, lo que aumentará la eficiencia en el proceso de contratación y mejorará aún más los tiempos de ciclo.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: TAS no está de acuerdo con esta respuesta. TAS no habría hecho una recomendación si pensáramos que este problema se había corregido. Sí, los procesos de contratación se reestructuraron, pero no hay un éxito correlacionado tangible con los nuevos procesos, ya que los tiempos de ciclo aún eran un 150 por ciento del objetivo de HCO en el momento del informe.

Además, como varios expertos en la materia de los distintos BOD indicaron en nuestras discusiones, no creen que el concepto de “estación de trabajo” sea más eficiente. Más bien, indicaron que ha sido muy frustrante para ellos y no parece estar funcionando tan bien como el sistema anterior.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado: el IRS declaró que implementó esta recomendación en su totalidad en abril de 2019. Sin embargo, TAS no está de acuerdo con la información en la Respuesta de TAS anterior.

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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RECOMENDACIÓN TAS # 1-3

Renegociar el proceso de contratación con la NTEU para permitir que hasta el 50 por ciento de todos los anuncios de contratación se llenen externamente.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El IRS está explorando oportunidades para agilizar el proceso de contratación a través de las negociaciones del Acuerdo Nacional y, si bien la agencia propondrá formas de agilizar el proceso, esos procesos están sujetos a negociación con NTEU. El IRS acuerda revisar las oportunidades para expandir la contratación externa y ya ha identificado las actividades de contratación como una de las principales prioridades para las negociaciones del año tributario 2021. Las negociaciones, la mediación y la determinación de los hechos finalizarán en agosto de 2021. Sin embargo, si alguna de las partes solicita asistencia del Panel de Impasses del Servicio Federal, es posible que el proceso no finalice hasta agosto de 2022.

ACCIÓN CORRECTIVA: El IRS está explorando oportunidades para agilizar el proceso de contratación a través de las negociaciones del Acuerdo Nacional y, si bien la agencia propondrá formas de agilizar el proceso, esos procesos están sujetos a negociación con NTEU. El IRS acuerda revisar las oportunidades para expandir la contratación externa y ya ha identificado las actividades de contratación como una de las principales prioridades para las negociaciones del año tributario 2021. Las negociaciones, la mediación y la determinación de los hechos finalizarán en agosto de 2021. Sin embargo, si alguna de las partes solicita asistencia del Panel de Impasses del Servicio Federal, es posible que el proceso no finalice hasta agosto de 2022.

Actualización: El IRS logró negociar para agilizar el proceso de contratación. A partir del 1 de octubre de 2021, el IRS podrá publicar vacantes para la mayoría de los puestos de nivel inicial sin seguir los procedimientos del convenio colectivo. Para los puestos por encima del nivel de entrada, el IRS pudo optimizar el proceso de entrevistas y contratación, lo que incluye limitar la cantidad de tiempo que los empleados tienen para responder a las ofertas de trabajo y mejorar el proceso de calificación y clasificación.

RESPUESTA TAS: Es alentador que el IRS esté de acuerdo en implementar esta recomendación en parte, y TAS está listo para ayudar con estos esfuerzos donde podamos. Continuaremos abogando por el IRS en estos frentes, ya que los problemas son importantes y deben abordarse de manera significativa y rápida.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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RECOMENDACIÓN TAS # 1-4

Proporcionar a las divisiones del IRS un único punto de contacto en la Oficina de Empleo de la HCO asignada para cada uno de sus paquetes de contratación.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Esta recomendación ha sido implementada. La Oficina de Capital Humano (HCO) asignó gerentes de cuentas comerciales a cada unidad comercial para que sirvieran como un único punto de contacto para brindar un servicio personalizado, dedicado e integral durante todo el proceso de contratación.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: TAS entiende que HCO cree que los BAM son suficientes para un único punto de contacto para los BOD. Sin embargo, varios de nuestros contactos del BOD notaron problemas en su experiencia con los BAM. Los problemas señalados principalmente involucraron la preocupación de que los BAM a menudo no podían responder preguntas simples sobre un paquete de contratación específico, y podría llevar días obtener una respuesta a una pregunta. No tener un único punto de contacto que pueda responder rápidamente preguntas específicas sobre los paquetes de contratación es problemático para los BOD y causa mayores ineficiencias para las HCO. Además, tiene efectos posteriores sobre los candidatos que solicitan puestos.

Esto debe abordarse para que el proceso sea más eficiente para todas las partes involucradas.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado: el IRS declaró que implementó esta recomendación en su totalidad en diciembre de 2019. Sin embargo, TAS no está de acuerdo con la información en la Respuesta de TAS anterior.

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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RECOMENDACIÓN TAS # 1-5

Permita que las divisiones trabajen sus propios anuncios y paquetes de contratación, cuando se soliciten, mientras brindan supervisión, revisión de calidad y soporte técnico para garantizar que sigan los procesos adecuados.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Las unidades de negocio y la Oficina de Capital Humano (HCO) comparten la responsabilidad de la planificación y ejecución del proceso de contratación del IRS, y creemos que el modelo actual es eficaz y eficiente. HCO se compromete a asociarse con las unidades de negocio para seguir perfeccionando las actividades de contratación. Se programan reuniones mensuales entre los
unidades de negocio y gerentes de cuentas comerciales de HCO para abordar inquietudes y facilitar mejoras continuas.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: Si bien TAS ha notado algunas mejoras en sus procesos de contratación, es desalentador que HCO no esté dispuesto a aceptar asistencia de los BOD en esta área. Con el potencial de un aumento del diez por ciento en la financiación del IRS en el año tributario 2022, es probable que haya una ola significativa de contratación del IRS en el horizonte. A TAS le preocupa que HCO no esté preparada para hacer frente a la afluencia de actividades de contratación. No creemos que HCO deba descartar la oferta de asistencia de los BOD con la contratación. Gran parte del personal de estas organizaciones proviene de HCO y recibe la misma capacitación que el personal de HCO. Las reuniones mensuales con los BAM han sido útiles para abordar algunos problemas, pero hacer que los BAM sirvan como conducto para abordar las preguntas relacionadas con la contratación de paquetes en las distintas fases de la estación de trabajo ralentiza aún más el proceso. Si bien HCO cree que el modelo actual es eficaz y eficiente, al revisar los tiempos de ciclo y visitar a expertos en la materia de los BOD afectados se desprende claramente que hay un margen de mejora significativo.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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6.

RECOMENDACIÓN TAS # 1-6

Realice un estudio de investigación para aprender de las estrategias de contratación exitosas utilizadas por otras agencias federales y el sector privado.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Ya hemos implementado esta recomendación. El IRS contrató al Grupo de Estrategia Schatz para evaluar y analizar la estrategia de contratación del IRS en comparación con otras agencias federales y el sector privado. Como resultado, el IRS restableció un Equipo de Reclutamiento dentro de la Oficina de Soluciones de Reclutamiento y Análisis de Talento Estratégico (STARS), implementó foros trimestrales en toda la empresa para compartir las mejores prácticas y aumentó nuestra presencia en las redes sociales y plataformas virtuales. Los resultados de estos esfuerzos se mostraron cuando lanzamos un nuevo programa IRS Forward para recién graduados, que resultó en más de 26,900 solicitantes y 900 recién graduados contratados desde junio de 2019 hasta enero de 2021 únicamente de este programa. De estos, 291 tenían menos de 30 años y 195 adicionales tenían entre 30 y 39 años. El noventa por ciento de los recién graduados contratados fueron contratados a partir de anuncios externos.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: Es difícil llegar a conclusiones con respecto a estos datos sin un contexto adicional. Estamos felices de que el IRS haya logrado cierto éxito con su nuevo programa dirigido a los recién graduados. Si bien 26,900 solicitantes y 900 recién graduados contratados en el transcurso de un año y medio suena genial, sin más contexto, no sabemos qué demuestran estos números.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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RECOMENDACIÓN TAS # 1-7

Invierta más tiempo, esfuerzo y dinero y sea más proactivo en sus esfuerzos de contratación.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Dependiendo de la financiación, el IRS aumentará la dotación de personal y los gastos de contratación para ampliar la cartera de contratación actual, que incluye el desarrollo de material publicitario (videos, gifs, folletos de contratación, imágenes y comunicación), manteniendo una presencia en las redes sociales, utilizando bolsas de trabajo virtuales reconocidas a nivel nacional. , desarrollando y manteniendo relaciones con las escuelas, y participando en ferias profesionales presenciales y virtuales.

ACCIÓN CORRECTIVA: Dependiendo de la financiación, el IRS aumentará la dotación de personal y los gastos de contratación para ampliar la cartera de contratación actual, que incluye el desarrollo de material publicitario (videos, gifs, folletos de contratación, imágenes y comunicación), manteniendo una presencia en las redes sociales, utilizando bolsas de trabajo virtuales reconocidas a nivel nacional. , desarrollando y manteniendo relaciones con las escuelas, y participando en ferias profesionales presenciales y virtuales.

RESPUESTA TAS: Es alentador que el IRS esté de acuerdo en implementar esta recomendación en su totalidad. Somos optimistas de que los fondos recibidos sean suficientes para expandir significativamente los esfuerzos de reclutamiento del IRS.

Actualización: el IRS está organizando eventos de reclutamiento en todo el país. Han satisfecho esta recomendación.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta):  

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8.

RECOMENDACIÓN TAS # 1-8

En lugar de contratar a contratistas, lleve al personal de verificación de antecedentes al IRS como empleados de tiempo completo.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El IRS dejó de realizar sus propias investigaciones de antecedentes en 2019 porque el envejecimiento de los ciclos de investigación estaba afectando negativamente la capacidad del Servicio para satisfacer sus necesidades de contratación y aumentando la exposición al riesgo. En su lugar, agregamos un proceso de preselección para permitir que los empleados se incorporen con ciertas verificaciones poco después de que se subcontrataran la selección y las investigaciones. La autoridad para realizar investigaciones de antecedentes del IRS corresponde a la Agencia de Seguridad y Contrainteligencia de Defensa (DCSA), que realiza aproximadamente el 97% de todas las investigaciones de antecedentes federales en todo el gobierno. Sería prohibitivo en términos de costos hacer frente a un equipo de investigación de antecedentes del IRS (que requeriría personal, capacitación, viajes, tecnología y contratos) y sería contraproducente para impulsar una mayor agilidad, eficiencia, efectividad y seguridad como lo indica el Plan Estratégico del IRS.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: TAS comprende la respuesta de HCO. Sin embargo, los expertos en la materia de varios BOD señalaron problemas con las investigaciones de antecedentes. Si hay cosas que la HCO o el IRS pueden hacer para mejorar aún más la forma en que funcionan para el IRS, sería beneficioso para todas las partes involucradas.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta):  N/D

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RECOMENDACIÓN TAS # 1-9

Trabaje con el Departamento del Tesoro para buscar la aprobación de la autoridad de contratación directa adicional para puestos críticos del IRS más allá de TI del IRS, y considere buscar cambios legislativos para expandir la autoridad de pago crítica para puestos del IRS más allá de TI del IRS.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: (1) Buscaremos aprobación adicional para la autoridad de contratación directa para puestos críticos. El IRS ha preparado una solicitud de autoridad de contratación directa para la presentación de puestos de temporada y la envió a través de los canales apropiados para su aprobación y presentación a la Oficina de Administración de Personal.
(2) Consideraremos buscar cambios legislativos para expandir la autoridad de pago crítica para los puestos del IRS más allá de TI del IRS. La Oficina de Capital Humano se asociará con Asuntos Legislativos para discutir cambios legislativos que permitirían al IRS expandir la Autoridad de Pago Crítico Simplificado más allá de los puestos relacionados con TI donde un nivel de experiencia y conocimiento excede los que existen en el IRS y el gobierno federal.

ACCIÓN CORRECTIVA: Es alentador que el IRS esté de acuerdo en implementar esta recomendación en su totalidad. Nos alienta que HCO pueda obtener algo de tracción en estas áreas, ya que sería beneficioso para el IRS en su conjunto.

Actualización: el IRS ha implementado la autoridad de contratación directa. Han satisfecho esta recomendación.

RESPUESTA TAS: Es alentador que el IRS esté de acuerdo en implementar esta recomendación en su totalidad. Nos alienta que HCO pueda obtener algo de tracción en estas áreas, ya que sería beneficioso para el IRS en su conjunto.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta):

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