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MSP # 8: AVISOS MULTILINGÜES

El IRS socava los derechos de los contribuyentes cuando no proporciona avisos en idiomas extranjeros

Recomendaciones de TAS y respuestas del IRS

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RECOMENDACIÓN TAS # 8-1

Coloque una casilla de verificación en el Formulario 1040 para permitir que los contribuyentes elijan recibir sus notificaciones en español y, a medida que se traduzcan más notificaciones, expanda la casilla de verificación 1040 a otros idiomas además del español.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Como parte del desarrollo de la Estrategia multilingüe empresarial del IRS, el IRS está evaluando el concepto de recopilar información de preferencia de idioma de los contribuyentes para ayudar a mejorar la experiencia de los contribuyentes con LEP. Aún no se ha determinado la forma en que los contribuyentes eligen su preferencia.

ACCIÓN CORRECTIVA: Como parte del desarrollo de la Estrategia multilingüe empresarial del IRS, el IRS está evaluando el concepto de recopilar información de preferencia de idioma de los contribuyentes para ayudar a mejorar la experiencia de los contribuyentes con LEP. Aún no se ha determinado la forma en que los contribuyentes eligen su preferencia.

Actualización: Debido a los recursos limitados (costos y programación), M&P no puede agregar casillas de verificación al Formulario 1040. Sin embargo, Sch LEP está disponible para permitir que los contribuyentes seleccionen su preferencia de idioma al presentar su declaración.

Actualización: Como parte del desarrollo de la estrategia empresarial multilingüe del IRS, el IRS está evaluando el concepto de recopilar información de preferencia de idioma de los contribuyentes para ayudar a mejorar la experiencia de los contribuyentes con LEP. Debido a los recursos limitados (costos y programación), M&P no puede agregar casillas de verificación al Formulario 1040. Sin embargo, Sch LEP está disponible para permitir que los contribuyentes seleccionen su preferencia de idioma al presentar su declaración.

RESPUESTA TAS: El desarrollo de un Anexo LEP, adjunto al Formulario 1040, que indica la preferencia de idioma para los avisos, ayudaría a informar a los contribuyentes y sería una herramienta útil para el cumplimiento.

Actualización: TAS está de acuerdo con el cierre de esta recomendación en base a la estrategia y el plan de acción de mejora multilingüe de todo el servicio proporcionado por el IRS, Volumen 1 (abril de 2022).

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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RECOMENDACIÓN TAS # 8-2

Incorporar información de idioma del Sistema de Tiempo Real ITIN en los sistemas de cuentas del IRS para que si un contribuyente presenta un Formulario W-7 en español, un indicador se coloca sistemáticamente en sus cuentas.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Como parte del desarrollo de la Estrategia multilingüe empresarial del IRS, el IRS está considerando opciones para capturar las preferencias de idioma de los contribuyentes e indicar esa preferencia en la cuenta del contribuyente. Actualmente, si el contribuyente presenta un Formulario W-7 (SP), se anota la cuenta y se generará el aviso de asignación o renovación de ITIN en español. Aún no se ha determinado la expansión a otras formas.

ACCIÓN CORRECTIVA: Como parte del desarrollo de la Estrategia multilingüe empresarial del IRS, el IRS está considerando opciones para capturar las preferencias de idioma de los contribuyentes e indicar esa preferencia en la cuenta del contribuyente. Actualmente, si el contribuyente presenta un Formulario W-7 (SP), se anota la cuenta y se generará el aviso de asignación o renovación de ITIN en español. Aún no se ha determinado la expansión a otras formas.

Actualización: Los contribuyentes pueden usar el Anexo LEP con su Formulario 1040 para establecer una preferencia de idioma y podemos agregar el indicador LEP en su cuenta. La presentación del Formulario W-7 en español no actualiza el indicador LEP. No existe una programación para conectar el indicador LEP al sistema ITIN RTS. El indicador LEP está conectado a la preferencia de medios alternativos.

Nota: El Anejo LEP se puede presentar como documento suelto. El documento de trabajo CSR o un ITAS pueden aceptar el Anexo LEP y actualizar el indicador de idioma. La Autoridad Oral no se aplicaría a los CSR si el Anexo LEP no está disponible. Los CSR aconsejarían a los contribuyentes que presenten el formulario.

RESPUESTA TAS: Actualmente, la preferencia de idioma capturada en el ITIN Real Time System solo se aplica a los avisos ITIN, a pesar de que otra información del ITIN Real Time System, como la dirección, se actualiza en otros sistemas del IRS. A medida que se implementa la Estrategia multilingüe empresarial del IRS, recomendamos que la preferencia de idioma en el Sistema de tiempo real ITIN se comparta con otros sistemas y se aplique a avisos adicionales.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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RECOMENDACIÓN TAS # 8-3

Traducir a los cinco idiomas más comunes que no sean el inglés las páginas web del IRS que corresponden a los cuatro avisos identificados anteriormente (CP 11 - Error matemático en inglés en la devolución - Saldo adeudado; Carta 105C - Reclamación en inglés rechazada; Carta 106C - Reclamación en inglés parcialmente rechazada; Carta 854C - Exención de multas en inglés o reducción denegada / Procedimiento de apelaciones explicado), junto con otras páginas web del IRS que corresponden a otros avisos legales y derechos de los contribuyentes.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Como parte del desarrollo de la estrategia multilingüe empresarial del IRS, el IRS está estudiando la traducción de páginas web adicionales del IRS. Las páginas web específicas que se traducirán y los idiomas que se proporcionarán aún no se han determinado.

ACCIÓN CORRECTIVA: Como parte del desarrollo de la estrategia multilingüe empresarial del IRS, el IRS está estudiando la traducción de páginas web adicionales del IRS. Las páginas web específicas que se traducirán y los idiomas que se proporcionarán aún no se han determinado.

Actualización: M&P realiza traducciones (avisos, páginas web, productos tributarios) a pedido del propietario del contenido en inglés (BOD). Hasta la fecha, no hemos recibido solicitudes para traducir los elementos específicos a los que se hace referencia, sin embargo, se han traducido cientos de elementos. El IRS ahora considera que esta acción correctiva se completó.

RESPUESTA TAS: La traducción de páginas web adicionales sería beneficiosa para informar a los contribuyentes de sus derechos. El compromiso del IRS de proporcionar información multilingüe debe incluir priorizar la traducción de las cuatro páginas web que TAS identificó anteriormente en la sección 8.3, relacionada con avisos legales clave.

Actualización: TAS está de acuerdo con el cierre de esta recomendación en base a la estrategia y el plan de acción de mejora multilingüe de todo el servicio proporcionado por el IRS, Volumen 1 (abril de 2022).

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D 

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RECOMENDACIÓN TAS # 8-4

Desarrollar un plan para identificar avisos adicionales que brinden derechos legales y páginas web que se relacionen específicamente con esos avisos que se traducirán a los cinco idiomas LEP principales mediante el uso de los datos demográficos de LEP. El plan debe incluir opciones para crear un hipervínculo o un código escaneable en los avisos que dirigiría a un contribuyente LEP a una página web que proporcione plantillas de idioma alternativo para el aviso.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Como parte del desarrollo de la estrategia multilingüe empresarial del IRS, el IRS está desarrollando un plan para identificar avisos adicionales que se traducirán. Los avisos específicos y las características que se agregarán aún no se han determinado.

ACCIÓN CORRECTIVA: Como parte del desarrollo de la estrategia multilingüe empresarial del IRS, el IRS está desarrollando un plan para identificar avisos adicionales que se traducirán. Los avisos específicos y las características que se agregarán aún no se han determinado.

Actualización: Como parte de la estrategia de notificación multilingüe empresarial del IRS, el IRS ha desarrollado un plan para identificar notificaciones adicionales para traducir. Para lograr esto, el IRS desarrolló criterios para priorizar qué avisos traducir con base en una metodología que incluye los siguientes factores, como el valor del contribuyente, el valor comercial y el volumen. Según este criterio, 20 avisos seleccionados se traducirán a los 5 idiomas principales (español, chino simplificado y tradicional, coreano, vietnamita y ruso) desde enero de 2023 hasta enero de 2027.

Cuando sea necesario, se colocarán localizadores universales de recursos (URL) o códigos QR en la correspondencia que dirija a los contribuyentes a páginas web específicas.

RESPUESTA TAS: A medida que se visualiza el desarrollo de la estrategia multilingüe empresarial del IRS, estamos entusiasmados de trabajar con el IRS para traducir avisos adicionales y proporcionar funciones que faciliten a los contribuyentes que soliciten avisos en idiomas distintos del inglés.

Actualización: TAS está de acuerdo con el cierre de esta recomendación en base a la estrategia y el plan de acción de mejora multilingüe de todo el servicio proporcionado por el IRS, Volumen 1 (abril de 2022).

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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RECOMENDACIÓN TAS # 8-5

Crear procedimientos similares a los utilizados por la SSA para identificar a los contribuyentes que pueden tener LEP, instruir a los empleados para que les pregunten a estos contribuyentes sobre la preferencia de idioma y permitir que los empleados marquen la cuenta de un contribuyente para reflejar esta preferencia.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Como parte de las actividades de desarrollo de la estrategia empresarial multilingüe, el IRS está considerando opciones para capturar las preferencias de idioma de un contribuyente y colocar esa información en la cuenta del contribuyente. Los métodos específicos para hacerlo aún no se han determinado.

ACCIÓN CORRECTIVA: Como parte de las actividades de desarrollo de la estrategia empresarial multilingüe, el IRS está considerando opciones para capturar las preferencias de idioma de un contribuyente y colocar esa información en la cuenta del contribuyente. Los métodos específicos para hacerlo aún no se han determinado.

Actualización: Los contribuyentes utilizan el Formulario 1040 Anexo LEP, Solicitud de productos en idiomas alternativos por parte de contribuyentes con dominio limitado del inglés, para indicar su preferencia de recibir comunicaciones escritas del IRS en un idioma alternativo, cuando las comunicaciones en el idioma estén disponibles. Se envió y publicó una Alerta SERP para informar a las partes interesadas internas que el indicador LEP se encuentra en Masterfile en la Sección de datos de la entidad del FMI y puede ser utilizado por todos los empleados del IRS para ayudar a identificar la necesidad potencial de un servicio de traducción. Los CSR pueden ayudar con la preferencia de idioma utilizando el Formulario 9000, Preferencia de medios alternativos, según IRM 21.5.2.4.25

RESPUESTA TAS: Los planes del IRS para capturar la preferencia de idioma de los contribuyentes a través de contactos con los empleados beneficiarán a los contribuyentes. Recomendamos que el IRS considere revisar las prácticas de otras agencias, como la Administración del Seguro Social.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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6.

RECOMENDACIÓN TAS # 8-6

Coloque una nota en toda la correspondencia que proporcione a los contribuyentes instrucciones que expliquen cómo recibir sus notificaciones en otros idiomas además del inglés.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Como parte del desarrollo de la Estrategia multilingüe empresarial del IRS, el IRS está evaluando el concepto de recopilar información de preferencia de idioma de los contribuyentes para ayudar a mejorar la experiencia de los contribuyentes LEP. La forma en que comunicamos las instrucciones al contribuyente aún está por determinar.

ACCIÓN CORRECTIVA: Como parte del desarrollo de la Estrategia multilingüe empresarial del IRS, el IRS está evaluando el concepto de recopilar información de preferencia de idioma de los contribuyentes para ayudar a mejorar la experiencia de los contribuyentes LEP. La forma en que comunicamos las instrucciones al contribuyente aún está por determinar.

Actualización: Como parte de la estrategia multilingüe para aumentar la conciencia sobre la asistencia disponible para los contribuyentes que no hablan inglés, los medios y publicaciones desarrollaron el Aviso 1445, que proporciona a los contribuyentes ayuda tributario en otros idiomas. Al 30 de noviembre de 2021, el Aviso 1445 se ha insertado en más de 154 millones de avisos. Los contribuyentes pueden utilizar el Anejo LEP para solicitar correspondencia en el idioma de su preferencia. Además, a partir del tercer trimestre de 2022, los contribuyentes podrán realizar una preferencia de idioma en su cuenta en línea (OLA). El IRS realizará una campaña de divulgación con Communications & Liasion para anunciar estos servicios disponibles a los contribuyentes. El IRS ahora considera que esta acción correctiva se completó.

RESPUESTA TAS: Incluir un inserto multilingüe en los diez primeros avisos es un paso positivo hacia la recomendación. Sin embargo, solicitamos al IRS que proporcione una dirección de sitio web en todos los avisos a los contribuyentes que hagan referencia a las instrucciones para solicitar avisos en otros idiomas.

Actualización: TAS aprecia el trabajo que el IRS ha realizado para implementar el Aviso 1445. La recomendación de cierre no se adoptó debido al desafío del IRS de actualizar "toda" la correspondencia con las instrucciones solicitadas y los objetivos del IRS para eliminar las inserciones de la correspondencia.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: no adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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RECOMENDACIÓN TAS # 8-7

Amplíe el indicador LEP y utilice el indicador para coordinar y registrar de forma centralizada la emisión de avisos en idiomas distintos del inglés.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Como parte de las actividades de desarrollo de la estrategia empresarial multilingüe, el IRS está estudiando opciones para capturar las preferencias de idioma de un contribuyente e indicar esas preferencias en la cuenta del contribuyente. El IRS también explorará la mejor manera de generar avisos en el idioma preferido del contribuyente. Aún no se han determinado las formas en que se utilizará esta información para emitir avisos y los idiomas en los que se proporcionarán dichos avisos.

ACCIÓN CORRECTIVA: Como parte de las actividades de desarrollo de la estrategia empresarial multilingüe, el IRS está estudiando opciones para capturar las preferencias de idioma de un contribuyente e indicar esas preferencias en la cuenta del contribuyente. El IRS también explorará la mejor manera de generar avisos en el idioma preferido del contribuyente. Aún no se han determinado las formas en que se utilizará esta información para emitir avisos y los idiomas en los que se proporcionarán dichos avisos.

Actualización: Los contribuyentes utilizan el Formulario 1040 Anexo LEP, Solicitud de productos en idiomas alternativos por parte de contribuyentes con dominio limitado del inglés, para indicar su preferencia de recibir comunicaciones escritas del IRS en un idioma alternativo, cuando las comunicaciones en el idioma estén disponibles. Se envió y publicó una Alerta SERP para informar a las partes interesadas internas que el indicador LEP se encuentra en Masterfile en la Sección de datos de la entidad del FMI y puede ser utilizado por todos los empleados del IRS para ayudar a identificar la necesidad potencial de un servicio de traducción.

Además, como parte de la estrategia multilingüe del IRS, se ha desarrollado un indicador de idioma utilizado (LUI) que identifica el idioma en que se emitió un aviso. La LUI se usará para medir el idioma emitido versus la preferencia de idioma. Los CSR pueden ayudar con la preferencia de idioma utilizando el Formulario 9000, Preferencia de medios alternativos, según IRM 21.5.2.4.25

RESPUESTA TAS: TAS continuará trabajando con el IRS en las opciones de preferencia de idioma para las cuentas de los contribuyentes con el fin de generar avisos en el idioma elegido.

Actualización: TAS está de acuerdo con el cierre de esta recomendación en base a la estrategia y el plan de acción de mejora multilingüe en todo el servicio proporcionado por el IRS, Volumen 1 (abril de 2022).

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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