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MSP # 08: Revisión de correspondencia

Los procedimientos de revisión de correspondencia del IRS sobrecargan a los contribuyentes y no son efectivos para educar al contribuyente y promover el cumplimiento voluntario en el futuro

Recomendaciones de TAS y respuestas del IRS

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RECOMENDACIÓN TAS # 8-1

Exija al menos un contacto personal entre un empleado del IRS y el contribuyente (esto puede satisfacerse con una llamada telefónica entrante o saliente) antes de cerrar un examen por correspondencia.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El programa de revisión de correspondencia se diseñó específicamente como un flujo de trabajo basado en correo. Se seleccionan devoluciones y ediciones que son propicias para este tipo de auditoría. Esta línea de trabajo complementa otras líneas de trabajo que requieren un mayor nivel de contacto con los contribuyentes. Los procedimientos de Revisión de Correspondencia vigentes en el Manual de Rentas Internas (IRM) 4.19.13.10.1 requieren que los empleados se comuniquen con el contribuyente o el poder notarial autorizado por teléfono cuando la información del contribuyente proporcionada sea insuficiente y se haya enviado un informe de auditoría. Los casos de falta de respuesta se procesan mediante el sistema de revisión automática de correspondencia (ACE). El uso del sistema permite que el IRS procese casos específicos con una participación mínima o nula del inspector de impuestos hasta que se reciba una respuesta del contribuyente. Debido a que el sistema ACE procesará automáticamente el caso a través de la creación, el aviso legal y el proceso de cierre, no hay participación del inspector de impuestos cuando un contribuyente no responde al contacto de correspondencia inicial.

Para tales casos de no respuesta, el contacto se realiza a través de cartas y avisos, ya que Revisión de Correspondencia no cuenta con los recursos para contactar a todos los contribuyentes por teléfono. Esta correspondencia proporciona al contribuyente información sobre los problemas de auditoría y los documentos de respaldo necesarios para resolver los problemas. Además, a los contribuyentes se les brindan opciones para obtener más información sobre el proceso de auditoría y la ley tributaria aplicable. Los contribuyentes pueden llamar a la línea telefónica gratuita de Revisiónination para obtener información sobre su caso específico y / o documentación que resolverá el (los) problema (s) del contribuyente.

Entendemos que los contribuyentes con ingresos o niveles de educación más bajos, o con una barrera del idioma, pueden tener más dificultades para comprender las leyes tributarias. Agradecemos la colaboración del Servicio del Defensor del Contribuyente en el Equipo de Mejoramiento de Auditoría enfocado en las tributarioizaciones que involucran el Crédito Tributario por Ingreso del Trabajo (EITC). El equipo desarrolló una herramienta en línea, el Formulario 886-H-EIC Toolkit, que ayuda al contribuyente a determinar los documentos correctos necesarios para resolver una auditoría. La Caja de herramientas se adapta a la situación de los contribuyentes, en función de sus respuestas. Este esfuerzo se implementó como resultado de los comentarios recibidos de los preparadores de impuestos, los asesores de la Clínica de Impuestos para los Bajos Ingresos y los contribuyentes que compartieron sus preocupaciones sobre la identificación de los documentos necesarios para demostrar la elegibilidad para el EITC.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: Primero, el Defensor del Contribuyente Nacional quisiera agradecer la colaboración del IRS en la creación de la Caja de Herramientas del Formulario 886-H-EIC, que proporciona un recurso valioso para los contribuyentes. A pesar de este desarrollo, la Caja de herramientas no elimina la necesidad de contacto personal. El problema más serio analiza un estudio de TAS que muestra los beneficios de una comunicación personal ampliada con los contribuyentes. El contacto directo puede ayudar a educar a los contribuyentes sobre lo que hicieron mal y cómo evitar cometer los mismos errores en el futuro. Aunque el IRM instruye a los empleados a realizar una llamada saliente durante una inspección de correspondencia cuando la información del contribuyente es insuficiente y se ha enviado un informe de auditoría, esto puede ser demasiado tarde en el proceso. A menos que los contribuyentes sepan solicitar una extensión, solo tienen 30 días para proporcionar la información correcta. Proporcionar un contacto personal al principio del proceso, antes de que se envíe el informe del examen, puede ayudar al contribuyente a proporcionar la información correcta la primera vez, o corregirla antes de que el IRS pase por el proceso de emisión del informe de auditoría.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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RECOMENDACIÓN TAS # 8-2

Medir el cumplimiento de la declaración de los contribuyentes (incluida la presentación de una declaración, cometer un error en una declaración y declarar menos impuestos en una declaración) después de los exámenes de correspondencia y aplicar estos datos para guiar la selección de la auditoría en función del impacto resultante en el cumplimiento.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Debido al gran volumen de contribuyentes que examinamos en un año determinado, el seguimiento del comportamiento posterior a la auditoría de los contribuyentes individuales sería prohibitivo en términos de costos. Además, no podemos asumir que un cambio en el comportamiento de un contribuyente es el resultado de una inspección. El comportamiento de un contribuyente puede cambiar de un año a otro por una variedad de razones, incluidos cambios en su empleo u otros factores ambientales. Es posible que tampoco sepamos si una declaración presentada posteriormente es precisa. Para saber con certeza si una declaración es precisa o el motivo del cambio de comportamiento, se requeriría un examen de seguimiento del contribuyente. Esto sería gravoso para el contribuyente y puede que no represente el uso más efectivo de los recursos del IRS. Por esta razón, desde una perspectiva de costo-beneficio, no creemos que este sea el mejor uso de los recursos limitados del IRS. Sin embargo, analizamos los resultados de los exámenes cerrados para usarlos en la mejora de nuestro proceso de selección de auditorías. Continuaremos utilizando datos de inspección agregados para encontrar áreas que necesiten más educación para los contribuyentes, cambios de forma o instrucción, o eventos de divulgación.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: La respuesta del IRS proporciona una descripción general de cómo utiliza los datos de tributarioización agregados, pero no proporciona ningún detalle sobre si analiza el comportamiento de presentación posterior de los contribuyentes después de las tributarioizaciones. El IRS plantea un punto válido de que monitorear el comportamiento de presentación posterior de cada contribuyente que se sometió a un examen podría tener un costo prohibitivo. Sin embargo, el IRS podría utilizar muestras de diferentes contribuyentes auditados por diferentes cuestiones para determinar cómo los exámenes podrían educar a los contribuyentes o llevarlos a repetir los mismos errores. Si bien el IRS tiene razón en que el comportamiento de un contribuyente puede cambiar de un año a otro en función de varios factores, el IRS podría realizar un análisis y control de otros factores para comparar como contribuyentes. El IRS podría comparar la probabilidad de que los contribuyentes cometan un error específico para los contribuyentes que fueron auditados previamente sobre un tema con los que no lo fueron, controlando cosas como el estado civil para efectos de la declaración, los ingresos, la edad y otros factores. Una discrepancia entre estos dos grupos sugeriría que la tributarioización jugó un papel en el cambio de comportamiento de los contribuyentes.

Es sorprendente que el IRS esté caracterizando un examen de seguimiento como oneroso, dado que es una práctica común que el IRS lleve a cabo auditorías de años relacionados a los contribuyentes que ya están bajo auditoría por otro año. Finalmente, aunque la realización de auditorías usa recursos, el IRS debe considerar los beneficios de costos que resultarían de aumentar el cumplimiento voluntario y seleccionar mejor a los contribuyentes para la auditoría.

Basado en las acciones limitadas a las que el IRS se ha comprometido en su respuesta, el Defensor del Contribuyente Nacional no está de acuerdo con la caracterización del IRS de esta respuesta como "acordada en parte".

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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RECOMENDACIÓN TAS # 8-3

Continúe asignando un solo empleado para un examen de correspondencia cuando el IRS reciba una respuesta del contribuyente, ya sea por teléfono o por correspondencia, y amplíe este derecho reteniendo a este empleado como el único punto de contacto durante el resto del examen.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El programa de revisión de correspondencia se diseñó específicamente como un flujo de trabajo basado en correo. Se seleccionan devoluciones y ediciones que son propicias para este tipo de auditoría. Cuando la Revisión de Correspondencia recibe una respuesta de un contribuyente o representante, se asigna a un empleado. Este empleado sigue siendo el único punto de contacto. Si se reciben respuestas adicionales sobre el caso, esas respuestas generalmente son revisadas por el mismo empleado.

Dado el diseño del programa, los empleados no cuentan con teléfonos capaces de recibir llamadas entrantes externas directas. En cambio, el programa fue diseñado para que las llamadas telefónicas corporativas de revisión de correspondencia sean respondidas de manera corporativa para todas las operaciones del campus. Cuando los contribuyentes llaman a la línea gratuita de Revisión de Correspondencia, su llamada se enruta al siguiente asistente disponible. El asistente tiene experiencia, tiene acceso al historial del caso y trabajará con el contribuyente para lograr una resolución. Una llamada telefónica por sí sola no constituye una asignación a un empleado. No se asigna un empleado al caso hasta que se recibe la documentación del contribuyente. Sin embargo, si el contribuyente ha respondido a la carta de contacto inicial con correspondencia y luego llama a la línea gratuita y no está satisfecho al final de la llamada, el contribuyente tiene la opción de que el examinador de impuestos asignado le devuelva la llamada.

El programa implementa apropiadamente la dirección de la Ley de Reestructuración y Reforma del IRS de 1998 para desarrollar procedimientos en la medida de lo posible y si es ventajoso para el contribuyente para que un empleado del IRS maneje un asunto del contribuyente hasta que se resuelva. Dadas las limitaciones de la tecnología, no es práctico asignar a un empleado para que maneje el examen de correspondencia del contribuyente de principio a fin; sin embargo, al recibir una respuesta por escrito, podemos asignar un empleado para que lo revise. No estamos de acuerdo con la caracterización de la Recomendación de este procedimiento de asignación como un “derecho” a ser ampliado.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: Es preocupante que el IRS no esté de acuerdo con "la caracterización de la Recomendación de este procedimiento de asignación como un 'derecho' a ser ampliado". Primero, la capacidad de tener un solo empleado asignado es ciertamente un derecho del contribuyente, provisto por la sección 3705 (b) de la Ley de Reestructuración y Reforma del Servicio de Impuestos Internos de 1998 (RRA 98). En segundo lugar, la implementación de este derecho por parte del IRS debería ampliarse porque los procedimientos actuales del IRS solo implementan este derecho a mitad de camino. El IRS asigna un solo empleado como punto de contacto después de que un contribuyente presenta documentación durante un examen por correspondencia. Esto pasa por alto a los contribuyentes que llaman antes de presentar la documentación. El problema más serio indica cuántas personas que llaman en los exámenes por correspondencia son personas que llaman repetidamente; sin embargo, estos contribuyentes deben hablar con un empleado diferente cada vez. Además, a medida que el IRS implementa programas que utilizan el servicio virtual, los contribuyentes pueden compartir documentación durante una videollamada, pero no recibir el mismo beneficio que un contribuyente que envía la documentación por correo porque el IRM solo requiere la asignación de un empleado al recibir la correspondencia enviada por el contribuyente. Incluso para los contribuyentes que han presentado documentación y han sido asignados a un solo empleado, esta asignación es de poca utilidad si cuando llaman para hacer una pregunta, hablan con un empleado que no está familiarizado con su caso.

Aunque los contribuyentes que no están satisfechos con el empleado en el teléfono pueden solicitar que el examinador de impuestos asignado les devuelva la llamada, esta práctica sobrecarga al contribuyente y desperdicia los recursos del IRS al tener dos contactos donde uno probablemente sería suficiente. La referencia del IRS a las limitaciones de la tecnología parece falsa considerando que el propio IRS diseñó el sistema que hace imposible que los empleados reciban llamadas entrantes directas, externas. El Defensor del Contribuyente Nacional espera que el IRS reconsidere su política y elimine las limitaciones tecnológicas que ha impuesto al programa.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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RECOMENDACIÓN TAS # 8-4

Según RRA 98 § 3705 (a), coloque en la correspondencia del contribuyente saliente el nombre y el número de teléfono del inspector de impuestos que revisó la correspondencia del contribuyente cuando un inspector de impuestos haya revisado y tomado una determinación con respecto a esa documentación específica.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: De conformidad con la sección 3705 (a) de la Ley de Reestructuración y Reforma de 1998, la disposición del Manual de Rentas Internas que trata las cartas de Revisión de Correspondencia dicta que cualquier carta enviada en respuesta a la correspondencia del contribuyente debe identificar al examinador de impuestos de origen para todos los contactos posteriores e incluir un número de teléfono. Consulte IRM 4.19.10.1.5.1 (6). El número de teléfono gratuito se proporciona ya que los inspectores de impuestos no tienen teléfonos capaces de recibir llamadas entrantes externas directas. Se brindó una amplia capacitación a todos los examinadores sobre todos los temas de auditoría para responder eficazmente a las llamadas telefónicas. La línea gratuita de revisión de correspondencia permite a los contribuyentes comunicarse con un asistente experimentado en cualquier campus para recibir asistencia inmediata sin tener que esperar la llamada de respuesta de un examinador asignado individualmente. Si, al final de la llamada, el contribuyente no está satisfecho, tiene la opción de que el inspector de impuestos asignado le devuelva la llamada.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: El IRS está ignorando el propósito de RRA 98 § 3705 (a) al proporcionar solo un número gratuito general. RRA 98 § 3705 (a) requiere “el nombre, número de teléfono y número de identificación único de un empleado del Servicio de Impuestos Internos con el que el contribuyente puede comunicarse con respecto a la correspondencia…” (énfasis agregado). No tiene mucho sentido proporcionar un número de teléfono si no permite que el contribuyente se comunique con el empleado específico con el que "puede comunicarse con respecto a la correspondencia". Si al IRS le preocupa que los contribuyentes prefieran hablar con cualquier examinador para evitar el tiempo de espera para que el empleado específico devuelva la llamada, entonces el IRS podría hacer que el mensaje del correo de voz del empleado proporcione el número gratuito general para que los contribuyentes llamen a quien lo hizo. No quiero esperar a que te devuelvan la llamada. De manera similar a la respuesta anterior, el IRS culpa a las limitaciones tecnológicas autoimpuestas.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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RECOMENDACIÓN TAS # 8-5

Realizar encuestas a los contribuyentes después de los exámenes por correspondencia para evaluar su comprensión del proceso de examen y sus actitudes resultantes hacia el IRS y hacia la presentación y el pago de impuestos.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El IRS ha realizado análisis de encuestas de satisfacción del cliente (CSAT) desde la Ley de Reestructuración y Reforma de 1998. La función de investigación de la División de Pequeñas Empresas / Trabajadores Independientes (SB / SE) completa el análisis y la presentación de informes de los resultados de la encuesta CSAT para funciones en SB / SE sobre una base anual.

Las preguntas de la encuesta CSAT están diseñadas para solicitar comentarios del contribuyente para medir su comprensión del proceso de inspección y su actitud y sentimientos hacia el IRS. Se les pide a los contribuyentes que califiquen la forma general en que el IRS manejó su auditoría y si nuestra correspondencia con ellos explicó adecuadamente el proceso de inspección. También se invita al contribuyente a proporcionar comentarios y comentarios positivos o negativos sobre su experiencia.

Los resultados de la encuesta se revisan y utilizan para identificar oportunidades de mejora de procesos, prepararse para revisiones de programas e identificar problemas de capacitación. Además, usamos los resultados para identificar áreas de mala comunicación dentro del proceso de tributarioización y revisamos las cartas según sea necesario, para aumentar la claridad para el contribuyente. Revisamos las preguntas de la encuesta anualmente para detectar cualquier cambio necesario.

El contratista determina la población de la encuesta a partir de la población total de todos los casos cerrados con la expectativa de que un mínimo de 193 contribuyentes sean encuestados por campus. Los datos de todos los casos cerrados se envían mensualmente al contratista de la encuesta. La encuesta a toda la población de exámenes por correspondencia tendría un costo prohibitivo.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: El Defensor del Contribuyente Nacional no está de acuerdo con la caracterización del IRS de esta recomendación como implementada. El problema más serio explica cómo las encuestas de satisfacción del cliente no capturan las actitudes de los contribuyentes hacia el IRS y la declaración y pago de impuestos. Las preguntas abiertas que permiten a los contribuyentes proporcionar comentarios adicionales no capturarán datos estadísticamente válidos sobre si los contribuyentes han cambiado sus actitudes hacia el IRS y el cumplimiento de sus obligaciones tributarias. El Defensor del Contribuyente Nacional agradecería la oportunidad de trabajar con el IRS para redactar preguntas adicionales que ayudarían al IRS a determinar mejor los efectos de los exámenes por correspondencia en los contribuyentes.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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6.

RECOMENDACIÓN TAS # 8-6

Recopilar datos sobre qué formularios de documentación enviaron los contribuyentes en un examen de correspondencia que se consideraron insuficientes y revisar las cartas de examen de correspondencia existentes para explicar mejor los requisitos de documentación.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: No existen herramientas de recopilación de datos sistémicos para estos datos. Sin embargo, existen otros procesos internos que brindan este tipo de información. Los inspectores de impuestos deben documentar los papeles de trabajo con la información que proporcionó el contribuyente. Además, las respuestas a los contribuyentes explican por qué la información fue insuficiente y qué información adicional se necesita. Existen procesos internos que brindan retroalimentación a los propietarios del programa. Por ejemplo, los empleados plantean los problemas de documentación a través de su cadena de gestión y otros vehículos de retroalimentación de los empleados, como la herramienta de retroalimentación del Programa de investigación electrónica en todo el servicio (SERP).

Los propietarios del programa revisan los comentarios recibidos para determinar si las cartas existentes deben revisarse y si las solicitudes de documentos de información deben aclararse para brindar una guía clara a los contribuyentes sobre la documentación aceptable para respaldar el tema bajo examen.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: El Defensor Nacional del Contribuyente se complace en que el IRS cuente con procesos internos para brindar información a los propietarios de programas sobre qué tipos de documentación son confusos para los contribuyentes o dónde el IRS podría brindar más orientación. Aunque las herramientas de recopilación de datos sistémicos no están disponibles, el Defensor del Contribuyente Nacional espera que el IRS destaque la importancia de que los examinadores proporcionen esta información a los propietarios de programas a través de la capacitación de los empleados y otros mensajes.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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RECOMENDACIÓN TAS # 8-7

Ponga fin a la práctica de utilizar la letra combinada y proporcione a los contribuyentes un contacto inicial antes de emitir el informe de auditoría preliminar.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El IRS ha actuado previamente para reducir el uso de letras combinadas. Usamos letras combinadas en un pequeño porcentaje de casos en exámenes por correspondencia, y solo cuando el IRS ya tiene información interna que respalda los problemas del examen. El contribuyente aún tiene la oportunidad de disputar los hechos y proporcionar documentación de respaldo o corrección.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: El Defensor del Contribuyente Nacional está decepcionado de que el IRS continúe usando letras combinadas, que envían un mensaje a los contribuyentes de que el IRS ya ha tomado una determinación antes de que comience la inspección. Estas cartas infringen el derecho de los contribuyentes a desafiar la posición del IRS y ser escuchados. Si el IRS solo usa letras combinadas en un pequeño porcentaje de casos, entonces no debería ser demasiado oneroso para el IRS descontinuar la práctica por completo.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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