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MSP n.º 17: AVISOS

Los avisos de denegación de reembolso no proporcionan explicaciones adecuadas

Recomendaciones de TAS y respuestas del IRS

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1.

RECOMENDACIÓN TAS # 17-1

Emitir un aviso legal independiente de desestimación de reclamos en todos los casos en que el contribuyente no renuncie al derecho a recibir uno.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Estos son los procedimientos existentes. Si el contribuyente no renuncia a su derecho a recibir una carta formal de rechazo de reclamo, todos los rechazos se cierran con una carta 105C Reclamo rechazado o 106C Reclamo parcialmente rechazado.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: El Defensor Nacional del Contribuyente está decepcionado por la respuesta del IRS que cita los procedimientos actuales como adecuados, cuando el Problema Más Serio detalla cómo estos procedimientos no cumplen con la intención del Congreso. La respuesta del IRS establece que emite un aviso legal independiente de desestimación de reclamos en todos los casos en los que el contribuyente no renuncia al derecho a recibir uno. Sin embargo, según IRM 4.8.9.15.2 (9 de septiembre de 2013), el IRS emite una combinación de avisos legales de deficiencia y cartas de desestimación de reclamaciones. Parece que el IRS ignora sus propias políticas. Este IRM debe revisarse para instruir a los empleados a emitir una Carta 105C en todos los casos.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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2.

RECOMENDACIÓN TAS # 17-2

Mantenga copias de todos los avisos de rechazo de reembolso en una base de datos electrónica a la que los empleados puedan acceder fácilmente cuando trabajen en consultas relacionadas con las cartas.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Actualmente no se encuentra disponible una base de datos electrónica para la visualización inmediata de cartas. Los empleados del IRS que necesiten información para ayudar a los contribuyentes con preguntas sobre la desestimación de reclamos pueden ver las selecciones de párrafos en las cartas generadas dentro del Sistema de Imágenes de Correspondencia, obtener una copia de la carta del software Control-D Web Access que permite ver las cartas generadas electrónicamente, o de los papeles de trabajo de revisión como parte del caso. Cuando se rechaza un reclamo, se ingresa una transacción con un código de motivo de dos dígitos apropiado que les dice a los empleados el motivo por el cual se rechazó el problema. El IRS implementará un sistema en el que las copias de los avisos estén disponibles a pedido para todos los empleados si los fondos y otras prioridades lo permiten.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: El Defensor Nacional del Contribuyente se complace en que el IRS esté dispuesto a implementar un sistema donde las copias de los avisos estarán disponibles a pedido para todos los empleados y entiende que el cumplimiento de esta recomendación depende de la financiación. Es importante que los empleados del IRS tengan fácil acceso a las copias reales con la redacción exacta utilizada en los avisos de desestimación de reclamos para abordar las inquietudes y preguntas de los contribuyentes.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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3.

RECOMENDACIÓN TAS # 17-3

Revisar la Carta 569 (SC) para explicar claramente el derecho del contribuyente a impugnar la desestimación de la reclamación en los tribunales y las consecuencias de renunciar al derecho a recibir la notificación legal de desestimación de la reclamación.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: La Carta 569 (SC) explica que el contribuyente solo debe completar el Formulario 2297, Renuncia a la notificación legal sobre la desestimación de reclamos, si está de acuerdo con nuestras conclusiones. Además, aconseja al contribuyente consultar la Publicación 3498-A para obtener más información sobre sus derechos. La carta 569 (SC) es una propuesta de desestimación del reclamo, no la desestimación formal. En el momento en que se emite el Oficio 569 (SC), el contribuyente no puede acudir a Juzgado de Reclamaciones. La carta de rechazo de reclamo final explica cómo impugnar la decisión del IRS.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: El aparente desprecio por parte del IRS de la importancia de que un contribuyente comprenda el efecto de renunciar al aviso legal es inaceptable. La Carta 569 y el Formulario 2297 no brindan información suficiente para que el contribuyente comprenda las consecuencias de renunciar a su derecho a recibir la carta de denegación de reclamo final. El Defensor Nacional del Contribuyente alienta al IRS a probar la Carta 569 encuestando a contribuyentes reales para determinar si entienden lo que significa y su comprensión de las consecuencias de firmar el Formulario 2297. El IRS señala que la Carta 569 no es un aviso final de rechazo de reclamo; sin embargo, la explicación en la carta de desestimación de la reclamación final no tiene importancia si el contribuyente nunca la recibe, porque renunció al derecho a recibirla sin entender el efecto. Además, la respuesta del IRS pasa por alto el hecho de que el contribuyente puede presentar una demanda en un Tribunal de Distrito de EE. UU. al momento de recibir la Carta 569 si han transcurrido seis meses desde que el contribuyente presentó su reclamo de reembolso ante el IRS.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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4.

RECOMENDACIÓN TAS # 17-4

Revise el Formulario 2297 para incluir más información sobre el derecho del contribuyente a apelar, incluido el tribunal donde el contribuyente puede presentar una demanda, y una declaración de que esta es la única oportunidad del contribuyente para impugnar la denegación en el tribunal.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El Formulario 2297, Renuncia a la Notificación Estatutaria de Desestimación de Reclamo, se utiliza en todos los casos en los que hay una desestimación total o parcial de un reclamo. El formulario incluye la información del contribuyente, año tributario, tipo de impuesto, monto del reclamo y el monto rechazado si corresponde. La información sobre el derecho del contribuyente a apelar la desestimación de un reclamo se incluye en la carta 569 y la Publicación 3498. Además, el contribuyente recibe la Publicación 1 al comienzo de la auditoría. Por lo tanto, no estamos de acuerdo con la recomendación de incluir información sobre los derechos de apelación en el Formulario 2297.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: La Defensora Nacional del Contribuyente reitera su recomendación de incluir la información descrita en esta recomendación en el Formulario 2297. Algunos contribuyentes pueden firmar este formulario sin comprender completamente sus derechos y las consecuencias de firmar el formulario. La respuesta del IRS que se niega a dedicar una pequeña cantidad de espacio en el formulario real para proporcionar a los contribuyentes información específica sobre sus derechos pone en duda el compromiso del IRS de proteger los derechos de los contribuyentes.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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5.

RECOMENDACIÓN TAS # 17-5

Requerir que todas las cartas o avisos que indiquen que se rechaza parcial o totalmente un reclamo de reembolso, independientemente de si comienzan a correr los plazos de prescripción para presentar una demanda, para explicar las razones específicas de la desestimación. Esta explicación se puede incluir en un declarar impuestos adjunto, como el Formulario 886-A adjunto a la Carta 569 (SC).

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El IRS ya cuenta con procedimientos que exigen que todas las cartas de rechazo de reclamo emitidas contengan el motivo específico del rechazo de reclamo. Para garantizar que se sigan los procedimientos de IRM, se realizan revisiones gerenciales, de liderazgo y del Sistema de análisis de programas para garantizar la precisión del cierre del caso (que incluye la generación de cartas). Esto incluye proporcionar comentarios sobre cualquier problema (incluida la generación de cartas) identificado durante la revisión.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: Los procedimientos actuales que exigen que las cartas de desestimación de reclamaciones contengan razones específicas para la desestimación son deficientes o inadecuados. Como se indicó en el Problema más grave, el 92 por ciento de la muestra de 100 cartas TAS revisadas no explicaba suficientemente las razones específicas de la desestimación, no estaban escritas en un lenguaje sencillo o no proporcionaban al contribuyente la información necesaria para responder.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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6.

RECOMENDACIÓN TAS # 17-6

Proporcione capacitación a todos los empleados que crean avisos de rechazo de reclamos y cartas de "No consideración" para reforzar el requisito de brindar una explicación de los motivos específicos del rechazo, con orientación detallada sobre la explicación de los motivos más comunes del rechazo, como el vencimiento de el estatuto de devolución.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El IRS brinda capacitación a todos los empleados que emiten cartas de desestimación de reclamos y/o cartas de “No Consideración”. Hay varios cursos disponibles para la utilización de cartas de desestimación y cartas de "No Consideración". Las lecciones de capacitación incluyen la revisión de las secciones aplicables del IRM (cada lección incluye una lista de las referencias del IRM). Las letras 916C, 105C y 106C son utilizadas por varios programas en varias funciones.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: Está claro que el proceso del IRS para proporcionar revisión y comentarios sobre cualquier problema encontrado en la revisión no está funcionando. Los empleados del IRS necesitan capacitación adicional para reforzar el requisito de proporcionar las razones específicas de la denegación, que debe proporcionar explicaciones detalladas de las razones más comunes de la denegación.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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7.

RECOMENDACIÓN TAS # 17-7

Requerir que todos los avisos de desestimación de reclamos y cartas de "No Consideración" incluyan el monto del reclamo.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Los empleados del IRS seleccionan los párrafos disponibles en las cartas de rechazo de reclamo, rechazo parcial o "no consideración" (105C/106C/916C) para garantizar que los contribuyentes estén al tanto del monto del reclamo, cuándo se recibió el reclamo, el saldo actual adeudado, la multa y intereses para cada período impositivo aplicable, y que el IRS continuará cobrando multas e intereses hasta que la cuenta se pague por completo. Los empleados del IRS también usan párrafos "abiertos" para proporcionar información específica cuando emiten cartas de no consideración o rechazo. Para garantizar que las cartas estén completas, se realizan revisiones gerenciales, de liderazgo y del Sistema de análisis de programas para garantizar la precisión del cierre del caso, incluida la generación de cartas. Esto incluye proporcionar comentarios sobre cualquier problema (incluida la generación de cartas) identificado durante la revisión.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: El Defensor Nacional del Contribuyente está complacido de que el IRS planee actualizar la orientación y los avisos del IRM para incluir la fecha del reclamo del contribuyente, pero le preocupa que el IRS no acepte hacer que el monto del reclamo sea una parte obligatoria de todos los avisos de desestimación del reclamo y " cartas sin consideración. Aunque la respuesta del IRS indica que los empleados pueden seleccionar un párrafo abierto para indicar el monto del reclamo y otra información importante, la revisión de TAS mostró que los empleados no siempre seleccionan un párrafo o pueden dejar el campo en blanco. El párrafo o entrada que proporcione el monto del reclamo debe ser obligatorio y programado en el sistema, asegurando que un empleado no pueda generar una carta sin incluir esta información.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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8.

RECOMENDACIÓN TAS # 17-8

Requerir que todos los avisos de desestimación de reclamos donde el motivo de desestimación sea el vencimiento del plazo de prescripción del reembolso incluyan la fecha en que se consideró presentada la declaración, cómo el IRS calculó esa fecha y la fecha de vencimiento del reclamo.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El IRS actualizará la guía para garantizar que los avisos de desestimación de reclamos debido a problemas de estatutos contengan información para que el contribuyente comprenda las fechas asociadas con la presentación de la declaración y los plazos de pago de impuestos.

Actualización: Accounts Management está actualizando las cartas de desestimación IRM 21.5.3 y 105C para fortalecer el proceso de desestimación y garantizar que la presentación de la declaración de impuestos y las fechas de vencimiento de las reclamaciones se incluyan en la correspondencia con el contribuyente. El IRM se actualizará a fines de febrero de 2016 y se envió una Solicitud de servicio de publicación (PSR) para actualizar las cartas 105C Claim Disallowed en inglés y español. Las revisiones de las cartas deben ser revisadas y aprobadas por el TAS y el Consejo, y las cartas con vínculos con el programa requieren una programación adicional: la fecha objetivo puede cambiar según los comentarios de las partes interesadas (aproximadamente en julio).

ACCIÓN CORRECTIVA: La orientación y los avisos de IRM se actualizarán según corresponda, para reflejar las fechas de los reclamos.

RESPUESTA TAS: Aunque la respuesta del IRS indica que los empleados pueden seleccionar un párrafo abierto para indicar el monto del reclamo y otra información importante, nuestra revisión mostró que los empleados no siempre seleccionan un párrafo o pueden dejar el campo en blanco. El párrafo o entrada que proporcione el monto del reclamo debe ser obligatorio y programado en el sistema, para que un empleado no pueda generar una carta sin incluir esta información.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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9.

RECOMENDACIÓN TAS # 17-9

Requerir que las cartas de “No consideración” incluyan una explicación del motivo específico de la denegación y, si no se aceptó la documentación de respaldo, una explicación de por qué y qué puede hacer el contribuyente para subsanar el reclamo.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El IRS ya cuenta con procedimientos que exigen que todas las cartas 916C "Sin consideración" informen al contribuyente por qué no se está considerando la reclamación. Para garantizar que se sigan los procedimientos de IRM, se realizan revisiones gerenciales, de liderazgo y del Sistema de análisis de programas para garantizar la precisión del cierre del caso, incluida la generación de cartas. Esto incluye proporcionar comentarios sobre cualquier problema (incluida la generación de cartas) identificado durante la revisión.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: Las cartas actuales de "no consideración" no requieren que los empleados que generan las cartas proporcionen las razones específicas o una explicación detallada de por qué no se permitió la documentación. Aunque el IRM instruye a los empleados para que proporcionen una razón, las cartas de "no consideración" usan razones genéricas que son difíciles de entender. Los contribuyentes pueden estar confundidos acerca de lo que fue deficiente en su documentación y cómo pueden corregir el problema. El Defensor Nacional del Contribuyente alienta al IRS a examinar minuciosamente las cartas que envía a los contribuyentes para determinar si realmente incluyen explicaciones adecuadas de los motivos.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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10.

RECOMENDACIÓN TAS # 17-10

Para los avisos de denegación en los que el contribuyente puede impugnar la denegación de reembolso en un tribunal, proporcione detalles similares a los de la Carta 5087C, incluido dónde encontrar más información sobre cómo presentar demandas de reembolso.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Las cartas de denegación (105C/106C) contienen párrafos para que el empleado del IRS seleccione que explican el motivo de la denegación. También se incluye información sobre cómo apelar la decisión y presentar una demanda para recuperar impuestos, multas u otros montos, ante el Tribunal de Distrito de los Estados Unidos que tenga jurisdicción o ante el Tribunal de Reclamaciones Federales de los Estados Unidos. Al generar las cartas de rechazo, la Publicación 1, Sus derechos como contribuyente, se adjunta automáticamente a la carta. La Publicación 1 proporciona información detallada sobre publicaciones adicionales disponibles para solicitar una apelación o presentar una demanda.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: Las cartas de desestimación (105C/106C) no brindan detalles similares a los de la Carta 5087C ni le informan al contribuyente dónde encontrar más información sobre cómo presentar demandas de reembolso como se sugiere en esta recomendación. El IRS debe proporcionar al contribuyente instrucciones sobre dónde puede encontrar más información sobre cómo presentar demandas de reembolso. Los contribuyentes tienen derecho a ser informados, que es un derecho fundamental, y este derecho es crucial cuando la información se relaciona con el ejercicio de otros derechos del contribuyente.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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