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Si un trabajador es un empleado o un contratista independiente depende de la relación entre el trabajador y la empresa.
Cuando un trabajador se clasifica como empleado, el empleador debe retener los impuestos sobre la ingresos, así como los impuestos del Seguro Social y Medicare, de su nómina. Tanto el empleado como el empleador aportan un porcentaje del salario del trabajador para pagar los impuestos del Seguro Social y Medicare (comúnmente conocidos como impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro Social [FICA, por su siglas en inglés]). El empleador también debe pagar los impuestos de desempleo bajo la Ley Federal de Impuestos al Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) sobre el salario del empleado. Cuando un trabajador se clasifica como contratista independiente, es responsable de pagar el impuesto sobre ingreso y la totalidad de la contribución para los impuestos del Seguro Social y Medicare.
Por lo general, una empresa no tiene que retener ni pagar ningún impuesto federal sobre los pagos realizados a contratistas independientes.
El IRS ha creado la Publicación 15-AGuía Tributaria Suplementaria del Empleador, para ayudar a tomar esta determinación. La Sección 2 dice que la cantidad de control que una empresa exhibe sobre el comportamiento y las finanzas de un trabajador, así como el tipo de relación que existe entre las partes, son factores que deben examinarse para determinar si existe una relación empleador/empleado.
Los trabajadores que creen que han sido clasificados incorrectamente generalmente deben recibir una determinación del estado del trabajador del IRS completando y enviando Formulario SS-8, Determinación de la condición de trabajador a efectos de los impuestos federales sobre el empleo y la retención del impuesto sobre los ingresos.
Los trabajadores que fueron tratados como contratistas independientes pero que deberían haber sido tratados como empleados utilizan el Formulario 8919, Impuesto al Seguro Social y Medicare no cobrado sobre salarios, para calcular y reportar su parte de los impuestos de Seguridad Social y Medicare no cobrados que deben sobre su compensación.
A menudo se requiere que los contratistas independientes completan el Formulario W-9, Solicitud de Certificación y Número de Identificación del Contribuyente.
Los empleados completan el Formulario W-4, Certificado de retención del empleado, para que su empleador pueda determinar cuánto impuesto federal a la renta debe retener de sus salarios.
Trabajadores que se consideran contratistas independientes a efectos tributarios se considerarán trabajadores autónomos y podrán percibir un Formulario 1099 declararando sus ingresos. Ser autónomo generalmente requiere, entre otras cosas, las siguientes acciones:
Impuesto estimado es el método utilizado para pagar los impuestos sobre la ingresos, del Seguro Social y de Medicare de los trabajadores que no tienen un empleador que les retenga estos impuestos. Formulario 1040-ES, Impuesto estimado para individuos, se utiliza para calcular estos impuestos.
Las personas generalmente deben realizar pagos de impuestos estimados si esperan deber impuestos de $1,000 o más cuando presenten su declaración.
Si los trabajadores no pagan suficientes impuestos a lo largo del año, ya sea mediante retenciones o haciendo pagos de impuestos estimados, es posible que tengan que pagar una multa por pago insuficiente del impuesto estimado.
Consulte la página Impuestos Estimados para más información. La página Impuesto de Trabajador por cuenta propia tiene más información sobre los impuestos del Seguro Social y Medicare.
La clasificación errónea de los empleados como contratistas independientes puede exponer a las empresas a diversas consecuencias negativas según la legislación tributaria federal, ley laboral federal, y las leyes estatales y locales, incluidas:
La Sección 530 de la Ley de Ingresos de 1978 brinda a las empresas un alivio de la reclasificación de los trabajadores como empleados y de las obligaciones tributarias federales sobre el empleo resultantes, si se cumplen ciertos requisitos legales.
Programa de Liquidación de Clasificación
El Programa de Acuerdo de Clasificación permite a los contribuyentes bajo inspección y a los examinadores tributarios resolver los casos de clasificación de trabajadores en forma temprana en el proceso administrativo, reduciendo así la carga del contribuyente.
Programa de Liquidación de Clasificación Voluntaria (VCSP, por su siglas en inglés)
El Programa de Acuerdo de Clasificación Voluntaria (VCSP) permite a los contribuyentes elegibles reclasificar voluntariamente a sus trabajadores como empleados para fines de impuestos sobre el empleo para períodos impositivos futuros con un alivio parcial de los impuestos federales sobre el empleo.
Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia
Clasificación de trabajadores 101: empleado o contratista independiente
