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Publicado: 29 de noviembre de 2018 | Última actualización: 18 de abril de 2022

A medida que el IRS rediseña el formulario W-4, Certificado de asignación de retención del empleado, las partes interesadas plantean preguntas importantes

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El IRS está rediseñando Formulario W-4, Certificado de retenciones del empleado. Los cambios a este formulario afectarán a casi todos los empleados y empleadores, potencialmente más de una vez al año. Cuando una persona comienza un nuevo trabajo o cambia su situación tributario (p.ej, debido a un nacimiento, un aumento de sueldo, un matrimonio o la compra de una casa), IRC § 3402 (f) (2) puede requerir que complete un nuevo Formulario W-4 y se lo entregue a su su empleador. El empleador usa el número de "asignaciones" reclamadas en el Formulario W-4 para calcular (según las tablas del IRS) cuánto de cada cheque de pago debe retener y enviar al IRS.

Si los empleados reclaman demasiadas asignaciones, se les retendrán muy pocos impuestos (es decir,, no se retendrán) y también violarán el artículo 3402 del IRC, mientras que si reclaman muy pocas asignaciones, se les retendrá demasiado impuestoes decir,, ser retenido en exceso). Pueden evitar una multa por pago insuficiente según la sección 6654 del IRC si (1) deben menos de $ 1,000 en impuestos después de restar sus pagos de retención e impuestos estimados, o (2) la cantidad retenida es al menos el 90 por ciento de su obligación tributaria por el pago actual. año o el 100 por ciento (o el 110 por ciento para los contribuyentes de ingresos más altos) de su obligación tributaria que se muestra en su declaración de impuestos del año anterior, el que sea menor.

La mayoría de los empleados están retenidos en exceso. Según un informe de la Oficina de Responsabilidad Gubernamental (GAO) (página 13), el 76 por ciento fueron retenidos en exceso para el año tributario (TY) 2017, pero se espera que esta cifra disminuya al 73 por ciento para TY 2018, debido en parte a los cambios que el IRS hizo a las tablas de retención la primavera pasada.

Históricamente, la cantidad de asignaciones era relativamente fácil de calcular porque estaba vinculada a la cantidad de exenciones personales que una persona podía reclamar, más las asignaciones adicionales necesarias para contabilizar las deducciones detalladas. Debido a que la Ley Pública 115-97, la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos (TCJA), estableció la exención personal en cero para los años tributarios que comienzan después del 31 de diciembre de 2017 y antes del 1 de enero de 2026, ya no existe ningún nexo entre exenciones y asignaciones. . Además, la Sección 11041 (f) (2) de la TCJA dijo que el Tesoro tenía que implementar cambios relacionados con las retenciones para 2019. Por lo tanto, el formulario debe revisarse.

Esta primavera, el IRS emitió Aviso 2018-14, que decía que los empleadores podrían continuar usando la versión anterior del formulario W-4 por ahora, pero que pronto revisaría el formulario y mejoraría su línea "La Calculadora de retención de impuestos. " En junio, el IRS publicó un borrador 2019 Formulario W-4 y Instrucciones, y en julio pidió comentarios. Propuso modificar el Formulario W-4 "para eliminar la dependencia de la exención personal y el número discreto de deducciones de retención ..." En lugar de asignaciones, el borrador del Formulario W-4 proporcionaría "una retención más precisa al abordar los créditos, otros ingresos, deducciones y una estructura de tasa de impuestos graduada directamente ..." El IRS dijo que este enfoque "reduce la complejidad para los empleados al permitirles informar directamente los créditos tributarios y los ajustes a los ingresos, en lugar de usar hojas de trabajo para convertir estos elementos en deducciones de retención".

Los comentaristas dijeron que el borrador del Formulario W-4 violó la privacidad de los empleados al requerir demasiada información sobre sus otros ingresos, asignó demasiada responsabilidad a los empleadores para determinar cuánto retener y era demasiado complicado y oneroso, incluso con la ayuda de una calculadora de retenciones. , que también requería demasiada información de los empleados y era demasiado complicado. [Muchos de los comentarios sobre el borrador del Formulario W-2019 de 4 se encuentran en Regulations.gov (aquí), pero otros, como los comentarios del Instituto Americano de Contadores Públicos Públicos (AICPA) (aquí) y la Asociación Nacional de Agentes Inscritos (NAEA) (aquí) no lo son. Este enlace (aquí) incluye extractos de los comentarios.]

En respuesta a estos comentarios, el 20 de septiembre de 2018, el IRS y Tesorería retrasó el gran rediseño hasta 2020, y en octubre, publicaron un borrador Formulario W-2019 4 que es similar a la versión 2018. Posteriormente, el IRS emitió Aviso 2018-92, que solicita comentarios sobre cómo el Tesoro y el IRS deben actualizar las regulaciones de retención y aclara que los contribuyentes pueden incluir una estimación de la deducción del 20 por ciento permitida a los propietarios únicos y empresas de transferencia según el IRC § 199A al determinar la asignación de retención adicional. También señala que los contribuyentes pueden usar la calculadora de retención o la Publicación 505, Retención de impuestos e impuesto estimado, en lugar de las hojas de trabajo del Formulario W-4.

A mediados de noviembre, el IRS celebró una mesa redonda para escuchar directamente a las partes interesadas internas y externas sobre el borrador del Formulario W-2020 de 4, que plantea muchos de los mismos problemas que el borrador de la versión de 2019. El resto de este blog identifica los principales problemas planteados en estas discusiones.

Comentarios sobre el nivel de detalle requerido para determinar cuánto retener

Un problema de umbral es cuánta precisión (y la complejidad correspondiente) debe requerir el Formulario W-4. Esta pregunta no debe confundirse con la pregunta sobre qué herramientas debe proporcionar el IRS para ayudar a los empleados a lograr una retención más precisa que el mínimo requerido, si así lo desean. Proporcionar herramientas puede resultar útil. Exigir que todos comprendan y utilicen herramientas complejas es oneroso y poco realista.

El borrador del Formulario W-2019 de 4 parecía requerir más precisión que la versión de 2018 porque pedía más información. Las preguntas adicionales lo hicieron más complicado y oneroso. Algunos comentaristas dijeron que los empleados estarían confundidos y no devolverían el borrador del formulario porque pedía información que no tendrían en su primer día de trabajo.

Si bien puede haber algunos empleados a los que no les importe trabajar más para que sus retenciones sean más "precisas", los comentaristas dijeron que el Formulario W-4 debería cambiar esos cálculos a una hoja de trabajo opcional, en lugar de obligar a todos a revelar información tributaria confidencial a sus empleadores. Al firmar un formulario que incluye más detalles, los empleados estarían afirmando que más información es precisa y completa bajo "penas de perjurio". Esto puede ser innecesario, porque el único propósito del formulario es asegurar que los empleados no sean retenidos de manera insuficiente. Algunos empleados también pueden sentir que tienen que actualizar el Formulario W-4 con más frecuencia si cambia la información detallada en el formulario, incluso si no hubieran tenido que cambiar sus deducciones de retención según el formulario de 2018.

Algunos comentaristas sugirieron que la mayoría de los empleados prefieren la simplicidad que la precisión perfecta. Quieren reembolsos, en lugar de retenciones que coincidan con su obligación tributaria. Si no reciben reembolsos, suponen que sus preparadores han hecho algo mal. Muchos empleados que solo necesitan presentar declaraciones para obtener reembolsos (por ejemplo, porque son elegibles para el Crédito Tributario por Ingreso del Trabajo, un crédito reembolsable para los trabajadores pobres) aún presentan los Formularios W-4 para solicitar una retención que no es obligatoria y simplemente aumenta su reembolsos de fin de año. Si bien algunos empleados pueden estar usando deliberadamente el sistema tributario para ahorrar, es posible que otros no comprendan el concepto de retención de “asignaciones”, un término técnico que puede ser difícil de comprender para los legos.

Cómo comunicar cuánto retener: "Desgravaciones" frente a información tributario frente a cantidades o porcentajes específicos en dólares

Las asignaciones son obsoletas, carecen de transparencia y pueden ser confusas y onerosas.

Otro tema clave es si un empleado debe continuar diciéndoles a los empleadores cuánto retener mediante el cálculo de las deducciones de retención. Quizás las asignaciones simplificaron la retención cuando estaban vinculadas a algo concreto, como el número de dependientes (es decir,, personas). Sin embargo, debido a que se han suspendido las exenciones por dependencia, las asignaciones son ahora más abstractas y obsoletas. Como conceptos abstractos, también pueden resultar confusos. Por ejemplo, una asignación de retención "cero" puede parecer menos retención que "cuatro", pero en realidad es más.

Los subsidios también carecen de transparencia. Incluso si los empleados se dan cuenta de que más asignaciones significan que se retienen menos impuestos, generalmente no sabrán cuántas retenciones resultan de una determinada cantidad de asignaciones hasta que vean sus cheques de pago.

Esta falta de transparencia puede crear una carga innecesaria. Debido a la disponibilidad de software de impuestos, preparadores de impuestos y recursos similares para ayudar a los contribuyentes a calcular sus obligaciones tributarias, puede ser más fácil para algunos empleados estimar cuánto adeudarán en impuestos para el próximo año que calcular exactamente cuántas asignaciones. reclamar.

Por ejemplo, me tomó tres cálculos durante tres períodos de pago para averiguar cuántas asignaciones reclamar. De manera similar, un miembro de mi personal se siente incómodo al usar los formularios W-4 producidos por su software de impuestos porque sugiere que reclama asignaciones que lo harían retenidas por debajo de lo establecido y que su esposa reclama asignaciones que la harían retenidas en exceso.

Exigir que las personas calculen las asignaciones en lugar de una cantidad razonablemente precisa de retención hace que algunos sientan que deben usar el Formulario W-4 y sus hojas de trabajo (o la Publicación 505 o la calculadora de retención), un proceso que puede parecer como hacer sus impuestos dos veces. A medida que el Formulario W-4 y las hojas de trabajo subyacentes se vuelven más complicadas, se vuelve más oneroso exigir que las personas los usen en lugar de los recursos que usan para presentar declaraciones.

Por otro lado, el uso de bonificaciones tiene el beneficio limitado de enmascarar exactamente cuánta retención ha solicitado un empleado. Esto puede preservar la privacidad del empleado hasta cierto punto. Para conocer la cantidad exacta, un tercero también necesitaría conocer el salario del empleado y revisar las tablas de retención del IRS.

Sin embargo, un tercero no necesita conocer el salario de una persona para saber que más asignaciones resultan en menos retenciones. Además, este tipo de enmascaramiento podría lograrse de otras formas. Por ejemplo, si el Formulario W-4 solicitaba a los empleadores que retengan un porcentaje de cada pago, la cantidad exacta se enmascararía de manera similar a menos que el tercero también supiera cuánto se le pagó al empleado.

La divulgación de información tributario a los empleadores sería invasiva y onerosa para los empleadores y los empleados.

Una alternativa a las asignaciones que fue adoptada por el borrador del W-2019 4 es que los empleados revelen otros ingresos, créditos y deducciones en el W-4 y que el empleador luego determine cuánto retener. Los comentaristas dijeron que esto generó preocupaciones sobre la privacidad, la divulgación, la complejidad y la carga tanto para los empleados como para los empleadores.

Los comentaristas dijeron que los empleados no saben qué ingresos, deducciones y créditos tendrán, no entienden realmente estos términos y no quieren la responsabilidad de tener que estimarlos antes de fin de año. Más importante aún, no quieren que los empleadores sepan cuánto ganan sus cónyuges o que tienen segundos trabajos que sugieran una falta de compromiso con el empleador e incluso podrían ir en contra de la política de la empresa.

Del mismo modo, los empleadores no quieren la responsabilidad de tener que calcular cuánto retener en función de los ingresos, las deducciones y los créditos del empleado. No quieren tener que cuestionar las cifras del empleado. Tampoco quieren convertirse en el objetivo de ladrones de identidad, o incluso citaciones para ayudar a los acreedores del empleado, al tener más información financiera personal sobre sus empleados.

Para minimizar la información proporcionada a los empleadores, el IRS podría permitir que la calculadora de retención imprima un Formulario W-4 que se rellena previamente solo con los resultados. Si el IRS necesita más información para corroborar los resultados, la calculadora podría imprimir un código en el Formulario W-4 que el IRS podría vincular a la información ingresada en la calculadora por el empleado. Sin embargo, no todos querrán usar la calculadora y no todos tendrán acceso a ella cuando necesiten enviar un Formulario W-4.

La divulgación de cuánto retener sería más simple y más fácil de entender.

Quizás la forma más sencilla de que un empleado le diga al empleador cuánto retener es darle al empleador un número específico o el porcentaje que debe retener de cada cheque de pago. Los empleados no tendrían que calcular cuántos subsidios reclamar o esperar que los subsidios produzcan suficientes retenciones para evitar una multa por retenciones insuficientes. Por ejemplo, el empleado podría simplemente solicitar una retención que sea al menos el 100 por ciento de su obligación tributaria del año anterior (o el 110 por ciento para aquellos con ingresos altos), lo que evitaría la multa incluso si las estimaciones de su actual- la obligación tributaria del año resultó incorrecta.

Un empleado podría confiar en un preparador de impuestos, un software de impuestos, los formularios de impuestos existentes, las hojas de trabajo o la calculadora de retención para proyectar una cifra más exacta que podría transferirse fácilmente al Formulario W-4, ya sea como un número sin procesar o como un porcentaje de cada uno. cheque de pago. Como se señaló anteriormente, esto es lo que algunos empleados ya hacen, pero la actual falta de transparencia sobre la cantidad de retención que resultará de cada asignación paraliza sus esfuerzos. Además, algunos empleados pueden sentir que están haciendo algo mal al firmar bajo pena de perjurio que la cantidad de asignaciones que reclaman es correcta según las instrucciones W-4 que no han leído y hojas de trabajo que no han llenado. Por lo tanto, sustituir una certificación simple que simplemente afirme que están solicitando suficientes retenciones (en lugar de concesiones) podría disipar tales preocupaciones.

Todavía es demasiado pronto para saber cómo abordará el IRS estos comentarios. Sin embargo, su objetivo es probar y lanzar otro borrador del Formulario W-4 a principios del próximo año, así que estad atentos a las actualizaciones. Este es ciertamente un tema desafiante y, como señalamos, afecta a la gran mayoría de los contribuyentes individuales.

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Las opiniones expresadas en este blog son únicamente las del Defensor del Contribuyente Nacional. El Defensor del Contribuyente Nacional presenta una perspectiva independiente del contribuyente que no refleja necesariamente la posición del IRS, el Departamento del Tesoro o la Oficina de Administración y Presupuesto.

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