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Publicado: 8 de septiembre de 2021 | Última actualización: 15 de abril de 2022

Blog del NTA: Ciclo de vida de una declaración de impuestos: auditorías de correspondencia: hay más alternativas de comunicación en curso

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En mi Informe anual al Congreso del 2020 (ARC), hablé las demoras y dificultades innecesarias que enfrentan los contribuyentes para comunicarse con un empleado del IRS responsable y conocedor para obtener ayuda con las auditorías de correspondencia. Más del 70 por ciento de las auditorías realizadas por el IRS son auditorías de correspondencia, lo que hace que este tipo de auditoría sea una de las herramientas más importantes que emplea el IRS para lograr el cumplimiento de las leyes tributarias. La capacidad del contribuyente para interactuar y comunicarse con el IRS es crucial para el éxito del proceso de auditoría de correspondencia y la experiencia del contribuyente con el IRS. Si bien el IRS está desarrollando nuevas herramientas en línea para interactuar electrónicamente con los contribuyentes, debe garantizar simultáneamente que los contribuyentes puedan navegar con éxito por estas herramientas mientras continúan brindando asistencia al cliente en vivo a quienes la soliciten.

¿Qué es una auditoría de correspondencia?

Auditorías de correspondencia son inspecciones tributarias realizadas por correo para un solo año tributario que involucran no más de unos pocos problemas que el IRS anticipa que puede resolver y cerrar revisando los documentos relevantes. Debido a que estas auditorías tienen un alcance limitado, el volumen de estas auditorías supera con creces cualquier otro tipo de auditoría realizada por el IRS. Como se muestra en el gráfico a continuación, la inmensa mayoría de los exámenes del IRS se llevan a cabo a través de auditorías por correspondencia.

Gráfico que muestra los porcentajes de auditoría de 2016 a 2019.

Algunos de los problemas de mayor volumen abordados por las auditorías por correspondencia durante el año tributario (AF) 2019 incluyeron el Crédito Tributario por Ingreso del Trabajo (EITC); gastos comerciales de los empleados; no declarantes; elementos relacionados con el Anexo C, Pérdidas o ganancias del negocio (propiedad única); y reembolsos cuestionables. Si bien estos problemas pueden parecer simples a primera vista, muchas de estas categorías de auditoría pueden abarcar reglas, procedimientos o situaciones fácticas complicadas que podrían dar lugar a preguntas de los contribuyentes, la necesidad de asistencia y la necesidad de comunicarse con un examinador del IRS.

Cosas que los contribuyentes deben saber sobre las auditorías por correspondencia

Los contribuyentes que reciban notificaciones de auditoría por correspondencia deben leer las cartas detenidamente y seguir las instrucciones. Toda la documentación solicitada debe enviarse al IRS antes de la fecha de vencimiento indicada en la carta, o el contribuyente debe comunicarse con el IRS y solicitar tiempo adicional. Ignorar al IRS no suele ser una buena estrategia. Si el IRS no recibe una respuesta antes de la fecha de vencimiento, no hará un segundo contacto. Si el IRS no recibe una respuesta, generalmente rechazará los artículos reclamados y, en última instancia, emitirá un Aviso de deficiencia de acuerdo con IRC § 6212. Un Aviso de deficiencia es un aviso legal de que el IRS está proponiendo una deficiencia adicional ( saldo adeudado). Proporciona a los contribuyentes 90 días para solicitar una revisión al Tribunal Tributario de los Estados Unidos (150 días si se dirige a una persona fuera de los Estados Unidos). Si no se presenta una petición, el IRS tiene la autoridad legal para evaluar y cobrar la deficiencia propuesta. Después de la evaluación, se enviará un aviso informándole de los ajustes de la cuenta de impuestos, explicando cualquier saldo adeudado y solicitando el pago. Si el pago total o los arreglos de pago no se realizan dentro del plazo que figura en el aviso, se emitirán avisos de cobro y pueden comenzar las acciones de cobro subsiguientes. El primer aviso de cobro se conoce como el CP 501, Saldo adeudado individual (FMI) - Primer aviso. Es aconsejable abordar cualquier saldo adeuda lo más rápido posible para evitar multas, intereses o acciones de cobro adicionales que podrían ocurrir si el saldo adeuda sigue sin resolverse.

Derecho a retener representación

Los contribuyentes tienen derecho a conservar la representación durante las auditorías del IRS.. Puede optar por obtener asistencia profesional (de un abogado, contador público certificado, agente inscrito o profesional de impuestos). Los contribuyentes también pueden calificar para recibir asistencia gratuita o de bajo costo de un Clínica para Contribuyentes de Bajos Ingresos (LITC pos us siglas en inglés). Las LITC representan a personas cuyos ingresos están por debajo de cierto nivel y que necesitan resolver problemas tributarios con el IRS. Las LITC pueden representar a los contribuyentes en auditorías, apelaciones y disputas de recaudación de impuestos ante el IRS y ante los tribunales. Las LITC también pueden ayudar a los contribuyentes a responder a los avisos del IRS y corregir los problemas de la cuenta. Además, los LITC pueden proporcionar información sobre los derechos y responsabilidades de los contribuyentes en diferentes idiomas para las personas que hablan inglés como segundo idioma.

Buenas Prácticas

Al responder al IRS, le recomendamos que no envíe documentos originales, envíe copias. Al enviar documentos, debe incluir su nombre, número de identificación de contribuyente (número de seguro social o número de identificación de contribuyente individual) y el año tributario correspondiente en cada página. Esto ayuda al IRS a asociar todos los documentos con el declarar impuestos de su IRS. Puede comunicarse con el número proporcionado en el aviso del IRS si necesita una aclaración y conservar siempre copias de cualquier correspondencia recibida o enviada al IRS. Junto con su documentación, considere proporcionar declaraciones escritas para respaldar los elementos que se están examinando. En muchos casos, las declaraciones o el uso de una declaración jurada similar al testimonio durante un juicio se pueden utilizar para corroborar un crédito, una deducción o una partida de ingresos. Además, puede haber documentos alternativos que puedan respaldar el artículo en cuestión que no figuran en la solicitud original del IRS. Los contribuyentes deben considerar comunicarse con un profesional de impuestos, como un LITC, para obtener ayuda para responder a las consultas del IRS.  Por lo general, hay más de una forma de abordar el respaldo de un artículo en cuestión para establecer su derecho a la deducción o crédito. Los contribuyentes no deben limitarse a responder únicamente las consultas del IRS, ya que los contribuyentes pueden tener información o documentos adicionales que respalden los elementos de la declaración.

La comunicación es clave durante un examen. No ignore los avisos ni las fechas límite del IRS. Si un contribuyente no puede responder a tiempo, es imperativo que el contribuyente se comunique con el IRS y solicite tiempo adicional. Ignorar al IRS no es una buena práctica.

Tras la revisión de los documentos presentados, el IRS puede acordar y cerrar el asunto o emitir un informe de examen que refleje cualquier ajuste propuesto a la declaración bajo auditoría. Una advertencia: los contribuyentes no deben firmar un informe de auditoría si no están de acuerdo o no comprenden los ajustes propuestos por el IRS. En su lugar, deben responder antes de la fecha límite enviando documentación adicional o explicaciones adicionales, solicitar una conferencia informal con el gerente del examinador o solicitar una conferencia con la Oficina Independiente de Apelaciones del IRS (Apelaciones). Solicitudes de conferencia con Apelaciones, conocida como protesta, debe hacerse por escrito e incluir las razones para no estar de acuerdo con los ajustes propuestos por el IRS. La información sobre el proceso de auditoría de correspondencia y cómo presentar una protesta se puede encontrar en Publicación del IRS 3498-A, El proceso de revisión (auditorías por correo).

Comunicarse con el IRS puede ser desafiante

A diferencia de otras auditorías del IRS, las auditorías de correspondencia no se asignan a un solo examinador que supervisa la totalidad de la auditoría. Estos contribuyentes se refieren a los números de teléfono gratuitos de auditoría de correspondencia de Salario e Inversión (W&I) y de Pequeñas Empresas y Trabajadores Independientes (SB / SE) que operan con altos tiempos de espera y brindan niveles de servicio limitados. TAS continúa abogando por una único punto de contacto para todas las auditorías de correspondencia. Sostenemos que la incapacidad de llegar a un único punto de contacto disminuye la experiencia del cliente, crea ineficiencia del IRS, obstaculiza las oportunidades para involucrar y educar a los contribuyentes de nuestra nación y disminuye el potencial para desarrollar y generar confianza con el IRS. COVID-19 exacerbó aún más las deficiencias relacionadas con la comunicación de la auditoría de correspondencia del IRS.  Como parte de su Iniciativa personas primero, el IRS generalmente no comenzó nuevas auditorías desde el 1 de abril de 2020 hasta el 15 de julio de 2020y las auditorías de correspondencia abierta se paralizaron en gran medida debido a limitaciones de tecnología y comunicación. La asistencia telefónica gratuita de auditoría de correspondencia se suspendió de marzo a septiembre de 2020, mientras que más del 90 por ciento de la correspondencia del IRS fue finalmente clasificada como excedente, lo que significa que el IRS no pudo brindar una respuesta al contribuyente dentro de los 30 días. En algunos casos, los contribuyentes recibieron cartas provisionales solicitando que permitieran hasta seis meses antes de recibir una respuesta del IRS.

Al 29 de julio de 2021, el IRS aún no había resuelto 94,313 auditorías de correspondencia relacionadas con el año tributario 2019. Casi 32,860 de estas auditorías se relacionan con declaraciones que reclaman el EITC, que es vital para muchos contribuyentes. Del mismo modo, 2,907 reconsideraciones de auditoría de las declaraciones de años anteriores siguen sin resolverse. Resolver estas reconsideraciones de auditoría es especialmente importante, porque mientras exista un saldo adeuda no resuelto, el IRS puede compensar un reembolso para aplicarlo.

Mayores alternativas de comunicación que debe conocer

Para combatir algunas de las dificultades de comunicación de auditoría de correspondencia discutidas, el IRS desarrolló una alternativa de comunicación a través del Función de mensajería segura de su programa de comunicaciones digitales para contribuyentes (TDC).  Lanzado inicialmente en el campus de Filadelfia, SB / SE ahora ha expandido el uso de TDC a los 5 campus. Esta iniciativa ofrece a ciertos contribuyentes y sus representantes la capacidad de comunicarse electrónicamente con el IRS durante su auditoría. Mensajería segura de TDC permite a los contribuyentes recibir mensajes del IRS, responder preguntas, cargar documentos utilizando el Portal de mensajería segura del IRS y trabajar con un empleado del IRS para resolver la auditoría. Los contribuyentes invitados a participar en este programa deben autenticar sus identidades a través del acceso seguro del IRS, que inicia el proceso y, en última instancia, les permite iniciar sesión en el portal de mensajería segura de TDC para entablar una comunicación bidireccional.

La mensajería segura de TDC actualmente solo está disponible para aquellos que reciben y aceptan una invitación del IRS para participar y que, posteriormente, aprueban el estrictos requisitos de autenticación necesario para eliminar a los piratas informáticos y otras personas no autorizadas. El proceso requiere la verificación de la información del historial crediticio de un contribuyente para autenticar la identidad del contribuyente. Para los contribuyentes transitorios y aquellos que no pueden acceder a registros financieros anteriores, acceder a este conjunto de servicios en línea puede ser un desafío. Para los contribuyentes elegibles y aquellos que pueden acceder a él, TDC Secure Messaging ofrece una alternativa de comunicación más conveniente al correo tradicional y permite a los contribuyentes acceder a otros servicios en línea del IRS como e-Services y Get Transcripts usando el mismo nombre de usuario y contraseña de la cuenta.

Buenas noticias adicionales: a finales de este mes, el IRS está implementando el uso de la Herramienta de carga de documentos (DUT) para auditorías de correspondencia. La plataforma DUT permite a los contribuyentes cargar los documentos solicitados durante el examen de correspondencia en lugar de tener que enviar la documentación por correo o fax, que es una herramienta bienvenida a la luz de los desafíos actuales en papel que utilizan el correo. Los contribuyentes solo necesitarán acceso a un teléfono inteligente o su computadora para utilizar la herramienta. Permite a los contribuyentes cargar documentos en tiempo real, lo que permite que un empleado del IRS discuta los documentos con los contribuyentes. Si un contribuyente tiene una auditoría de inspección de correspondencia abierta, debe consultar con los asistentes telefónicos de inspección para determinar si la herramienta está disponible para su caso.

Esperamos ansiosamente otras opciones en línea más sólidas en el futuro que agilizarán los exámenes.

Conclusión

Para aquellos contribuyentes que puedan autenticarse, La mensajería segura de TDC muestra potencial para mejorar la experiencia de auditoría de correspondencia de los contribuyentes así como el propio proceso de auditoría de correspondencia. El IRS indica que el uso de la mensajería segura de TDC ha resultado en una reducción del tiempo necesario para completar la auditoría y ha producido aumentos significativos en la satisfacción del cliente. El IRS informó que las tasas de satisfacción del cliente oscilan constantemente cerca del 83 por ciento entre los contribuyentes que utilizan la mensajería segura de TDC. El uso de la herramienta DUT es otro paso hacia la mejora del proceso de auditoría y sigo pidiendo al IRS que expandir y mejorar sus ofertas de servicios digitales para que todos los contribuyentes interesados ​​puedan resolver los asuntos contables de esta manera eficiente, liberando así a más empleados para responder a las consultas telefónicas de los contribuyentes. Si bien sigo abogando por un único punto de contacto para las auditorías de correspondencia, el TDC y herramientas de participación en línea similares pueden beneficiar a muchos contribuyentes que trabajan con el IRS para resolver sus auditorías de correspondencia. TDC es una herramienta de comunicación que los contribuyentes deben considerar si se les ofrece la oportunidad.

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Las opiniones expresadas en este blog son únicamente las del Defensor del Contribuyente Nacional. El Defensor del Contribuyente Nacional presenta una perspectiva independiente del contribuyente que no refleja necesariamente la posición del IRS, el Departamento del Tesoro o la Oficina de Administración y Presupuesto.

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