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Publicado: 30 de marzo de 2022 | Última actualización: 15 de abril de 2022

Blog de la NTA: Deshacerse de la kryptonita: el IRS debería implementar rápidamente la tecnología de escaneo para procesar las declaraciones de impuestos en papel

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Desde el comienzo de la pandemia de COVID-19, el IRS se ha retrasado casi un año en el procesamiento de declaraciones de impuestos en papel. A partir del 18 de marzo de 2022, la cartera de devoluciones de papel se situó en casi 15 millones. La mayoría de los contribuyentes reciben reembolsos, por lo que los retrasos en el procesamiento de declaraciones generalmente significan retrasos en los reembolsos. Los retrasos en los reembolsos han causado frustración para muchos y dificultades financieras para algunos, lo que podría incluir desalojos, cortes de servicios públicos y la incapacidad de pagar alimentos y medicamentos.

En otros casos, la incapacidad de un contribuyente para proporcionar prueba de la presentación actual y una transcripción de impuestos debido a demoras en el procesamiento ha afectado negativamente las solicitudes de préstamos, incluidas las solicitudes de hipotecas, préstamos personales o comerciales, e incluso ayuda financiera para estudiantes.

Cuando publiqué mi informe anual en enero, dije que el papel es la criptonita del IRS y que el IRS está enterrado en él. La razón por la que las declaraciones en papel son tan desafiantes es que el IRS aún no ha implementado la tecnología para leerlas automáticamente, por lo que cada dígito en cada declaración en papel debe ser ingresado manualmente en los sistemas del IRS por un empleado.

No tiene que ser así. Durante las últimas dos décadas, las agencias tributarias estatales han estado utilizando tecnología de escaneo para automatizar el procesamiento de declaraciones de impuestos en papel. Durante ese tiempo, el IRS consideró, rechazó, propuso, reconsideró, implementó parcialmente y aplazó la cuestión de si implementar la tecnología de escaneo.

Ayer, emití una Directiva del Defensor del Contribuyente (TAD, por sus siglas en inglés) ordenando al IRS que trabaje con la industria del software tributario para implementar códigos de barras 2-D para la próxima temporada de presentación de impuestos. El TAD también ordenó al IRS que implemente el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o una tecnología similar para la próxima temporada de impuestos si es posible o, si no, para la siguiente temporada de impuestos. En este blog, proporcionaré una descripción general del problema y lo que creo que el IRS debería hacer para resolverlo. Para más detalles, puede acceder al TAD aquí.

El problema: los empleados del IRS deben teclear cada dígito de las declaraciones de impuestos en papel en los sistemas del IRS

Aunque la pandemia de COVID-19 ha causado demoras para algunos contribuyentes que presentaron sus declaraciones electrónicamente, la gran mayoría de las demoras prolongadas las han experimentado los contribuyentes que presentaron declaraciones originales en papel o que presentaron declaraciones enmendadas, que generalmente se procesan como declaraciones en papel. incluso cuando se presenta electrónicamente. El año pasado, el IRS recibió casi 17 millones de Formularios 1040 en papel, más de 4 millones de Formularios 1040-X y millones de declaraciones comerciales en papel.

Los retrasos en el procesamiento de estas declaraciones son el resultado del arcaico proceso de admisión de datos del IRS. La función de procesamiento de envíos del IRS en la actualidad evoca imágenes de cómo era la transcripción de datos en la década de 1960, antes de la era de la información. Los empleados transcriben manualmente todas las declaraciones de impuestos en papel. La transcripción consiste en teclear cada dígito y cada letra de la planilla. Para una declaración moderadamente compleja, es posible que sea necesario transcribir varios cientos de dígitos. Para declaraciones más largas con más formularios y anejos, la cantidad de dígitos puede acercarse o exceder los 1,000 dígitos.

En el año 2022, esto no solo parece una locura. es una locura

La solución: implementar la tecnología de escaneo para leer automáticamente las devoluciones en papel

Afortunadamente, existen dos tipos de tecnología de escaneo que le permitirían al IRS "leer por máquina" las declaraciones en papel y reducir la necesidad de ingresar datos manualmente. La tecnología de escaneo aceleraría el procesamiento de declaraciones, reduciría o eliminaría sustancialmente los errores de transcripción y permitiría al IRS reasignar empleados de trabajos de ingreso de datos a otros puestos, lo que finalmente ahorraría decenas de millones de dólares en costos de mano de obra. Actualmente existen dos tipos principales de tecnología de escaneo: (i) código de barras 2-D y (ii) OCR.

Código de barras 2-D y 20 años de indecisión del IRS

Cuando un cliente compra un producto en una tienda de comestibles o en una farmacia, el producto generalmente se marca con un código de barras que se puede escanear en la línea de pago. De manera similar, cuando un contribuyente prepara una declaración de impuestos utilizando un software de declaración de impuestos, las compañías de software generalmente pueden colocar un código de barras 2-D en la declaración que codifica los datos de la declaración en un formato legible por máquina. Luego, el IRS podría escanear el código de barras, como lo hace el supermercado o la farmacia, y convertir los datos en un formulario digital que permitiría al IRS procesar la declaración como una declaración presentada electrónicamente.

La tecnología de códigos de barras 2-D está bien establecida. En 2002, hace dos décadas, informamos que 17 estados usaban códigos de barras 2-D para declaraciones preparadas con software de declaración de impuestos pero presentadas en papel, y recomendamos que el IRS considere hacerlo también. En ese momento, el IRS no estuvo de acuerdo con nuestra recomendación de incorporar códigos de barras 2-D en los Formularios 1040, afirmando que hacerlo socavaría el objetivo de hacer la transición de los contribuyentes a la presentación electrónica. Sin embargo, en 2003, el IRS había comenzado a trabajar con desarrolladores de software de declaración de impuestos en un proyecto 2-D para otros formularios de impuestos, y el IRS ha implementado códigos de barras 2-D para ciertos formularios, incluidos los Anexos K-1.

En 2014, el IRS revirtió su posición con respecto al código de barras 2-D para los Formularios 1040, solicitando que el Congreso le otorgue autoridad para exigir a los contribuyentes que preparan sus declaraciones con software pero las presentan en papel para imprimir sus declaraciones con un código de barras 2-D escaneable. En 2018, la versión aprobada por la Cámara de la Primera Ley del Contribuyente contenía una disposición para requerir códigos de barras 2-D. En ese momento, el IRS había cambiado su posición nuevamente. Nos dijeron que el IRS solicitó que se elimine la disposición de la legislación para darle flexibilidad para adoptar tecnologías de escaneo alternativas como OCR. El Congreso eliminó la disposición de la versión final de la Primera Ley del Contribuyente que se promulgó, pero el IRS aún no ha implementado ningún tipo de tecnología de escaneo para los Formularios 1040.

Por tanto, 20 años después de que más de un tercio de los estados ya usaban códigos de barras 2-D, 18 años luego de que la Defensoría del Contribuyente lo recomendara inicialmente para los Modelos 1040, 8 años después de que el Departamento del Tesoro solicitó que el Congreso otorgara al IRS la autoridad para ordenar códigos de barras 2-D, y 4 años después de que el Congreso buscara otorgar esa autoridad y el IRS cambiara su posición, el sistema tributario se encuentra en una crisis que podría no existir, al menos hasta este punto, si se hubieran implementado códigos de barras 2-D o tecnología similar.

Según el análisis de TAS, entre el 50 % y el 60 % de las declaraciones de impuestos sobre la renta individuales presentadas en papel y procesadas en los últimos dos años se prepararon con un software de declaración de impuestos y no sería necesario transcribirlas si se agregaran códigos de barras 2-D. Si bien el IRS ha anunciado planes para resolver el retraso antes de fines de 2022, no está claro si podrá hacerlo. La implementación de códigos de barras 2-D para declaraciones en papel presentadas a partir de enero de 2023 servirá como una póliza de seguro contra una acumulación continua el próximo año al reducir la afluencia de nuevas declaraciones en papel que requieren transcripción. Incluso si el IRS logra trabajar con su trabajo atrasado este año, los códigos de barras 2-D reducirán el tiempo y los costos de procesamiento en los próximos años, lo que permitirá al IRS reasignar empleados de procesamiento de envíos para realizar otro trabajo.

Tecnología de reconocimiento óptico de caracteres

OCR es una tecnología más nueva con diferentes ventajas y desventajas en comparación con los códigos de barras 2-D. La principal ventaja es que se puede utilizar para la lectura automática todos las declaraciones en papel, incluidas las declaraciones preparadas a mano. La principal desventaja es que es menos precisa. Por ejemplo, un "1" y un "7" pueden parecer similares, por lo que OCR puede leer el dígito incorrectamente. Sin embargo, la tecnología OCR aún debe ser más precisa que la transcripción manual de datos porque un empleado no solo tendrá la misma dificultad para distinguir entre el "1" y el "7", sino que también presionará la tecla equivocada por error de vez en cuando. El año pasado, los empleados del IRS cometieron errores de transcripción en alrededor del 22 por ciento de las declaraciones en papel.

En conversaciones con las agencias tributarias estatales, nos dijeron que algunos estados usan códigos de barras 2-D y OCR. Cuando se prepara una declaración con software y se puede aplicar un código de barras, el código de barras proporciona una precisión cercana al 100 por ciento. Cuando una declaración no se prepara con software o si no se puede leer un código de barras ( e.g., cuando el cartucho de tóner de un contribuyente se agotó o el código de barras se ha manchado), se usa OCR y, a pesar de su nivel de precisión ligeramente más bajo, aún reduce la necesidad de transcripción manual de datos y elimina los errores atribuibles únicamente al error humano al presionar la tecla incorrecta.

Conclusión

El IRS debería ser un líder en las prácticas de tecnología de la información de la administración tributaria, pero debido a una combinación de limitaciones de financiamiento y desafíos administrativos durante muchos años, no lo es. El tecleo arcaico de los datos de la declaración de impuestos en papel es un estudio de caso. Hace veinte años, al menos 17 estados habían automatizado esa tarea, pero el IRS aún no ha logrado hacerlo.

Si la necesidad puede ser la madre de la invención, el retraso sin precedentes en las declaraciones de impuestos en papel resultante de la pandemia de COVID-19 debería impulsar al IRS a tomar medidas inmediatas para automatizar el procesamiento de las declaraciones de impuestos en papel, no en dos o tres años, sino a partir del próximo año. temporada de presentación. De ello depende el pago oportuno de las devoluciones de impuestos de millones de contribuyentes.

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Las opiniones expresadas en este blog son únicamente las del Defensor del Contribuyente Nacional. El Defensor del Contribuyente Nacional presenta una perspectiva independiente del contribuyente que no refleja necesariamente la posición del IRS, el Departamento del Tesoro o la Oficina de Administración y Presupuesto.

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