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Publicado: 30 de junio de 2022 | Última actualización: 30 de junio de 2022

Blog de NTA: ¿Necesita firmar electrónicamente un formulario de impuestos que no se puede presentar electrónicamente? Hazlo Digital.

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Para el más de 40 formularios que no se pueden presentar electrónicamente, el IRS permite la presentación en papel de esos formularios con una firma electrónica o digital a través de una política temporal hasta el 31 de octubre de 2023. Si bien el IRS no hace distinción entre firmas electrónicas y digitales, los contribuyentes que elijan la presentación en papel deben Considere cuidadosamente las diferencias en estos tipos de firmas cuando confíe en un representante autorizado o preparador pagado para presentar esos formularios en su nombre. Los preparadores pagados están obligados por ley a firmar en el área del preparador pagado de la declaración y darle al contribuyente una copia de la declaración.

¿Que es una asignatura digital?

Una firma digital es una identificación digital basada en un certificado que permite al firmante cifrar un documento firmado, validando la autenticidad de la firma y prohibiendo más cambios después de que se firma el documento. Las firmas digitales protegen a los contribuyentes contra cambios que se realicen después de haber aprobado un formulario.

¿Qué beneficios ofrecen las firmas digitales?

Las firmas digitales utilizan un certificado digital que está incrustado en el documento y bloquea el documento para que no se realicen más ediciones. Esto crea un historial de documentos confiable para la verificación de la autenticidad y proporciona una protección contra la manipulación o alteración del preparador después de que un contribuyente haya firmado un formulario. Las firmas digitales también se pueden aplicar sin tener que imprimir y volver a escanear el documento.

Cómo aplicar una firma digital

La creación de una firma digital requiere un software dedicado, sin embargo, hay muchos tipos que están disponibles sin costo alguno. La obtención de un certificado digital único para firmar documentos requiere verificar la identidad del firmante. Ese proceso puede variar según el emisor del certificado digital y puede requerir una validación única de una identificación con foto emitida por el gobierno. El software también puede requerir la creación de un PIN que el usuario debe ingresar cada vez que se aplica una firma digital a un documento.

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica, por otro lado, es una imagen de una firma mecanografiada o escaneada. Con firmas electrónicas o de tinta, un preparador de impuestos sin escrúpulos podría alterar el formulario para ajustar las entradas o dirigir un reembolso de impuestos a una cuenta bancaria controlada por el preparador sin escrúpulos.

Una firma electrónica puede tomar muchas formas. Según los EE. UU. Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional, una firma electrónica se define ampliamente como un "sonido, símbolo o proceso electrónico adjunto o asociado con un contrato u otro registro y ejecutado o adoptado por una persona con la intención de firmar un registro". En términos simples, una firma electrónica indica la intención de ratificar un documento. los El IRS acepta una amplia variedad de firmas electrónicas en varios formatos incluyendo:

  1. Un nombre escrito en un bloque de firma;
  2. Una imagen escaneada o digitalizada de una firma manuscrita adjunta a un registro electrónico;
  3. Una entrada de firma manuscrita en una plataforma de firma electrónica;
  4. Una firma manuscrita, marca o entrada de comando en una pantalla con un dispositivo de lápiz óptico; o
  5. Una firma creada por un software de terceros.

Además, el IRS acepta imágenes de firmas escaneadas o fotografiadas que se pueden enviar en varios formatos de declarar impuestos compatibles con Microsoft 365. Las firmas electrónicas se pueden escribir, escanear e incluso estampar digitalmente en formularios electrónicos mediante computadoras o incluso dispositivos móviles. Sin embargo, las firmas electrónicas también se pueden falsificar fácilmente, ya que estas firmas se pueden escanear y fotografiar. Además, los documentos firmados con una imagen electrónica también pueden ser manipulados después de que un contribuyente apruebe el formulario con una firma electrónica. Aquí es donde una firma digital agrega seguridad adicional para los contribuyentes.

Una firma digital es más segura que otras firmas electrónicas

Varias plataformas de procesamiento de documentos, como Microsoft Word, Adobe y DocuSign, ofrecen tecnología de firma digital para sus usuarios. Los formularios de impuestos se pueden abrir en estas plataformas para ingresar una firma digital. Si bien desde la perspectiva del firmante, la implementación de esta tecnología puede verse diferente en las plataformas, lo que permanece constante es que la firma digital brinda una capa adicional de seguridad a un documento y crea un registro de auditoría digital. Las firmas digitales también pueden facilitar intercambios de documentos más seguros entre los contribuyentes y quienes envían sus formularios al IRS.

TAS sigue abogando por la expansión de las firmas electrónicas a todos los documentos que requieren una firma y no se pueden presentar electrónicamente, brindando a los contribuyentes la libertad de interactuar con sus preparadores de impuestos de forma remota si ese es su método preferido. El IRS continúa explorando varias opciones para ampliar las opciones de firma electrónica, pero sigue comprometido a equilibrar la seguridad y la protección contra el robo de identidad y el fraude. En mi Informe Anual al Congreso, Abogué por que el IRS desarrollara e implementara herramientas mejoradas de firma electrónica no solo para cumplir con los estándares de seguridad de la industria, sino también para brindar a los contribuyentes un servicio más accesible y seguro. Con esta recomendación, esperamos que el IRS amplíe las oportunidades para que los contribuyentes utilicen servicios de firma digital más seguros.

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Las opiniones expresadas en este blog son únicamente las del Defensor del Contribuyente Nacional. El Defensor del Contribuyente Nacional presenta una perspectiva independiente del contribuyente que no refleja necesariamente la posición del IRS, el Departamento del Tesoro o la Oficina de Administración y Presupuesto.

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