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MSP #2: CONTRATACIÓN, RECLUTAMIENTO Y CAPACITACIÓN DEL IRS

Las deficiencias en los programas de contratación, retención, reclutamiento y capacitación de empleados del IRS afectan negativamente la calidad del servicio al contribuyente que brinda el IRS y socavan la administración tributaria efectiva

Recomendaciones de TAS y respuestas del IRS

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RECOMENDACIÓN TAS # 2-1

Invertir en más capacidades tecnológicas para ayudar en el proceso de contratación. HCO necesita un mecanismo automatizado para que los funcionarios de contratación vean su estado de vacantes en tiempo real de principio a fin para mejorar la contratación, reducir la frustración de los funcionarios de contratación de BOD y reducir las consultas resultantes a la HCO.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: ​El Departamento del Tesoro está liderando una iniciativa para desarrollar soluciones tecnológicas empresariales, incluido un mecanismo automatizado para contratar funcionarios para ver su estado de vacantes en tiempo real, de principio a fin. El IRS ha definido herramientas de recursos humanos de autoservicio que permiten a la gerencia solicitar, rastrear y administrar eficientemente sus necesidades de contratación individuales en una única solución integrada y rastrear la demanda de contratación frente a la contratación real, como requisitos prioritarios. El IRS también está financiando este esfuerzo a través de la Ley de Reducción de la Inflación.

ACCIÓN CORRECTIVA: El Departamento del Tesoro está liderando una iniciativa para desarrollar soluciones tecnológicas empresariales, incluido un mecanismo automatizado para contratar funcionarios para ver su estado de vacantes en tiempo real, de principio a fin. El Producto Mínimo Viable (MVP) de Adquisición de Talento tiene entregas incrementales que comenzaron en marzo de 2024. Se espera la implementación completa del MVP a más tardar en septiembre de 2024.

RESPUESTA TAS: Se agravamenta a TAS a conocer este desarrollo y las entregas en curso del Producto Mínimo Viable (MVP) que comenzaron en marzo de 2024. TAS espera la implementación completa alrededor de septiembre de 2024. TAS continuará abogando con las partes interesadas internas y externas en apoyo de HCO para recibir el soporte técnico y la flexibilidad que necesita para poder servir mejor a sus clientes.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Abierto

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): 10/1/2024

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RECOMENDACIÓN TAS # 2-2

Desarrollar un plan sólido para ampliar o eliminar los límites en los montos agregados para premios y bonificaciones a los empleados para mejorar las tasas de retención de empleados y permitir que la agencia compita mejor con otras agencias en beneficios para empleados.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El IRS no tiene la autoridad para cambiar unilateralmente los montos de los fondos comunes de adjudicación. Los montos de las subvenciones dependen de las asignaciones presupuestarias y de varios otros factores (por ejemplo, estatuto, Acuerdo Nacional, etc.). Por lo tanto, la Agencia no puede comprometerse con un plan para ampliar o eliminar los límites en los montos agregados para premios y bonificaciones a los empleados. Sin embargo, el IRS sigue comprometido a ofrecer premios e incentivos a los empleados, mejorar las tasas de retención de empleados y permitir que la agencia compita mejor con otras agencias en materia de beneficios para empleados. Además de las asignaciones y presupuestos del IRS, también seguimos las limitaciones de premios e incentivos que impone la Oficina de Gestión de Personal. El IRS acepta revisar las opciones disponibles y determinar si un plan es posible.

ACCIÓN CORRECTIVA: ​El IRS acepta revisar las opciones disponibles y determinar si un plan es posible.

RESPUESTA TAS: TAS espera aprender más sobre el trabajo del IRS en esta recomendación mientras revisa las opciones disponibles y determina si un plan es posible. Es importante que el IRS estudie los premios y bonificaciones de los empleados y comprenda mejor cómo mejorar las tasas de retención de empleados, de acuerdo con las limitaciones que impone la Oficina de Gestión de Personal, el Acuerdo Nacional y otros factores.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Abierto

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): Regularmente

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RECOMENDACIÓN TAS # 2-3

Explorar la posibilidad de ofrecer bonificaciones adicionales de contratación y reubicación, bonificaciones de retención, premios al mérito e incentivos por habilidades críticas y ampliar los incentivos actuales para los empleados para permitir que la agencia compita mejor con otras agencias en beneficios para empleados.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: ​Los incentivos de reclutamiento, reubicación y retención son flexibilidades de compensación actualmente disponibles para las unidades de negocios del IRS para reclutar y retener una fuerza laboral de clase mundial. El IRS implementó incentivos de contratación grupal para agentes tributarios y oficiales tributarios. Actualmente estamos evaluando el uso de incentivos de retención para ocupaciones adicionales de misión crítica y difíciles de cubrir.

ACCIÓN CORRECTIVA: Actualmente estamos evaluando el uso de incentivos de retención para ocupaciones adicionales de misión crítica y difíciles de cubrir. Los esfuerzos comenzaron en noviembre de 2023 y se espera que el siguiente grupo de incentivos se implemente en julio de 2024 o alrededor de esa fecha.

RESPUESTA TAS: El Defensor Nacional del Contribuyente aplaude al IRS por adoptar esta recomendación, así como sus esfuerzos relacionados hasta el momento. El desarrollo de incentivos laborales adicionales permitirá una contratación más exitosa, lo que conducirá a una fuerza laboral más competitiva. TAS espera escuchar sobre el próximo grupo de incentivos que se espera que se implemente en julio de 2024 o alrededor de esa fecha.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Abierto

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): Regularmente

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RECOMENDACIÓN TAS # 2-4

Considere contratar empresas de reclutamiento que ayudarían mejor al IRS a encontrar candidatos cualificados para empleo en los puestos de nivel superior de GS.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN:El IRS está trabajando en el proceso de adquisiciones para otorgar un contrato de reclutamiento estratégico a largo plazo. Además de los esfuerzos de marketing, marca y divulgación, este contrato será una puerta de entrada para llegar a solicitantes cualificados en todos los niveles de grado. Mientras tanto, el IRS celebró un contrato a corto plazo con una empresa de contratación estratégica en enero de 2024. Hasta la fecha, este contratista está desarrollando capacitación en contratación estratégica y realizando investigaciones y análisis de mercado.

ACCIÓN CORRECTIVA: El IRS está trabajando en el proceso de adquisiciones para otorgar un contrato de reclutamiento estratégico a largo plazo. Además de los esfuerzos de marketing, marca y divulgación, este contrato será una puerta de entrada para llegar a solicitantes cualificados en todos los niveles de grado. Mientras tanto, el IRS celebró un contrato a corto plazo con una empresa de contratación estratégica en enero de 2024. Hasta la fecha, este contratista está desarrollando capacitación en contratación estratégica y realizando investigaciones y análisis de mercado.

RESPUESTA TAS: El Defensor Nacional del Contribuyente se siente alentado por los esfuerzos de contratación de reclutamiento del IRS hasta el momento y elogia la implementación por parte del IRS de un contrato de reclutamiento estratégico a largo plazo. Si bien este es un buen primer paso, es necesario hacer más trabajo, para lo cual se pueden contratar contratistas externos para áreas adicionales de asistencia. TAS monitoreará estos desarrollos y colaborará con el IRS para brindar información después de evaluar los resultados.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Abierto

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): 5/31/2024

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RECOMENDACIÓN TAS # 2-5

Contratar más personal para el programa Strategic Talent Analytics and Recruitment Solutions (STARS) de HCO, en particular para permitir más personal en los eventos de Direct Hire Authority (DHA) y acelerar los procesos en los que el IRS utiliza autoridades de contratación para acelerar los procesos de contratación.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: ​​A principios del año tributario 24, la adquisición de talentos transformó las operaciones de empleo de una postura de procesamiento de acciones de contratación a operaciones de contratación de servicio completo y centradas en el cliente. A partir de diciembre de 2023, estos equipos dedicados de contratación y reclutamiento están alineados para respaldar Divisiones Operativas Comerciales (BOD) específicas. Realineamos a los reclutadores de STARS a una Oficina de Operaciones de Contratación dedicada y establecimos una nueva Oficina de Contratación Estratégica. Dentro de esta transformación, dotamos de personal adecuado a cada oficina para satisfacer las demandas de contratación de los clientes y respaldar los eventos de contratación en persona. Además de los recursos adecuados, estamos transformando el proceso del evento de contratación para promover automatización y eficiencias adicionales que pondremos a prueba en abril de 2024.

ACCIÓN CORRECTIVA: El IRS está transformando el proceso de eventos de contratación para promover automatización y eficiencias adicionales que pondrá a prueba en abril de 2024.

RESPUESTA TAS: El Defensor Nacional del Contribuyente se siente alentado por los esfuerzos de HCO por adoptar un enfoque más centrado en el cliente y la realineación de los equipos de contratación para brindar un mejor servicio a los clientes. TAS continuará monitoreando el progreso y evaluando los comentarios y las respuestas a estos cambios desde la perspectiva de los BOD del IRS.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrados

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/A

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RECOMENDACIÓN TAS # 2-6

Asignar más recursos de personal a HCO Talent Acquisition para que pueda brindar una comunicación más oportuna a sus clientes.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: ​​A principios del año tributario 24, la adquisición de talentos transformó las operaciones de empleo de una postura de procesamiento de acciones de contratación a operaciones de contratación de servicio completo y centradas en el cliente. Estos equipos dedicados de contratación y reclutamiento, que recibieron FTE adicionales según los datos de la calculadora de capacidad de contratación, están alineados para respaldar divisiones operativas comerciales específicas, lo que resulta en la construcción de relaciones, coherencia, responsabilidad, comunicación y un proceso de contratación mejorado de principio a fin.

ACCIÓN CORRECTIVA: A principios del año tributario 24, la adquisición de talentos transformó las operaciones de empleo de una postura de procesamiento de acciones de contratación a operaciones de contratación de servicio completo y centradas en el cliente.

RESPUESTA TAS: El Defensor Nacional del Contribuyente elogia la adopción de esta recomendación por parte del IRS y sus esfuerzos relacionados hasta la fecha. TAS espera ver que la HCO implemente un enfoque más centrado en el cliente y contrate empleados adicionales con el tiempo para brindar una comunicación más oportuna a sus clientes. Los componentes críticos de una estrategia de contratación eficaz son la construcción de relaciones y la comunicación oportuna tanto con los solicitantes como con los clientes internos (Divisiones operativas comerciales) porque permiten un proceso de contratación mejorado y más rápido.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrados

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/A

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RECOMENDACIÓN TAS # 2-7

Proporcionar capacitación al personal de contratación de HCO para mejorar el proceso de selección y garantizar que los BOD reciban solo solicitantes cualificados.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN:El IRS desarrolló un plan de capacitación formal de dos años para todos los especialistas en recursos humanos. Los especialistas en recursos humanos actuales recibirán capacitación de actualización y asistirán a cursos identificados en el plan, aprovechando los conocimientos y habilidades actuales. Los especialistas en recursos humanos nuevos o recién contratados participarán en un plan de capacitación de desarrollo de dos años con cursos que cubrirán todo el proceso de contratación.

ACCIÓN CORRECTIVA: El IRS desarrolló un plan de capacitación formal de dos años para todos los especialistas en recursos humanos. Los especialistas en recursos humanos actuales recibirán capacitación de actualización y asistirán a cursos identificados en el plan, aprovechando los conocimientos y habilidades actuales. Los especialistas en recursos humanos nuevos o recién contratados participarán en un plan de capacitación de desarrollo de dos años con cursos que cubrirán todo el proceso de contratación.

RESPUESTA TAS: El Defensor Nacional del Contribuyente felicita a la HCO por adoptar esta recomendación y por los esfuerzos del IRS hasta el momento. Es importante renovar la capacitación de los especialistas en recursos humanos, tanto nuevos como experimentados, a medida que los procesos cambian y HCO aplica un enfoque más centrado en el cliente. TAS monitoreará la efectividad de la capacitación a lo largo del tiempo a medida que se lleve a cabo.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrados

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/A

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RECOMENDACIÓN TAS # 2-8

Asignar más apoyo y personal en CLS ubicado dentro de la División de Desarrollo de Talento Empresarial de HCO para que pueda brindar servicios en el aula, realizar y programar capacitaciones, aumentar o restablecer el apoyo de capacitación en sitios que CLS ya no brinda soporte y aliviar la presión sobre los BOD al competir por Espacio y equipamiento para la formación en el aula.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN:Los servicios de aprendizaje en el aula (CLS) para el desarrollo de talentos empresariales brindan servicios de apoyo en el aula en persona en ubicaciones de capacitación CLS del IRS y servicios de apoyo en el aula remota en ubicaciones que no son CLS. El IRS busca asignar más apoyo y personal en CLS para que pueda brindar servicios de aula y restablecer el apoyo de capacitación en sitios que no pertenecen a CLS utilizando un enfoque gradual para expandir la presencia de CLS para aumentar el apoyo a la capacitación de las Divisiones Operativas Comerciales.

ACCIÓN CORRECTIVA: El IRS busca asignar más apoyo y personal en CLS para que pueda brindar servicios de aula y restablecer el apoyo de capacitación en sitios que no pertenecen a CLS utilizando un enfoque gradual para expandir la presencia de CLS para aumentar el apoyo a la capacitación de las Divisiones Operativas Comerciales. Nota: La fecha de implementación depende del cronograma del FMSS para nuevos acuerdos de arrendamiento de propiedades.

RESPUESTA TAS: El Defensor Nacional del Contribuyente agravamenta al IRS a encontrar formas de implementar plenamente esta recomendación en el futuro. Es crucial que el IRS asigne más personal a CLS y brinde mejores servicios en el aula para mejorar el apoyo a la capacitación. TAS continuará monitoreando los desarrollos en esta área hasta después del 30 de septiembre de 2026, fecha de implementación propuesta, y revisará los resultados y cambios realizados.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Abierto

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): 9/30/2026

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RECOMENDACIÓN TAS # 2-9

Trabajar con la Oficina de Asuntos Legislativos y las oficinas relevantes dentro del Tesoro para desarrollar una recomendación legislativa para proporcionar al IRS una DHA legislativa amplia para abordar los límites y fechas de vencimiento actuales de la DHA porque el proceso administrativo para obtener extensiones para la DHA a través de la OPM sobrecarga a la agencia.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN:El Presupuesto del Presidente para el año tributario 2025 incluye una disposición administrativa dentro del lenguaje de asignaciones que proporciona la Autoridad de Contratación Directa (DHA). Esta disposición amplía la DHA más allá de los parámetros actuales para ayudar a garantizar que los retrasos en la contratación no sean un obstáculo para lograr funciones amplias relacionadas con la misión. Además, la propuesta actual extendería la DHA hasta 2027. La Oficina de Capital Humano del IRS trabajará con la Oficina de Asuntos Legislativos y las oficinas relevantes dentro del Tesoro para responder a cualquier consulta legislativa sobre este lenguaje propuesto y continuar abogando por su inclusión en la versión final. asignaciones. La Oficina de Capital Humano del IRS se asegurará de que se presente el lenguaje apropiado en febrero de cada año para solicitudes presupuestarias posteriores. Además, la sec. 111 de la legislación de asignaciones de 2024 promulgada el sábado 23 de marzo de 2024, contiene texto sobre la autoridad de contratación directa para puestos relacionados con declaraciones de impuestos atrasadas e información sobre declaraciones de impuestos (https://www.congress.gov/bill/118th-congress /house-bill/2882/texto).

ACCIÓN CORRECTIVA:
La Oficina de Capital Humano del IRS trabajará con la Oficina de Asuntos Legislativos y las oficinas relevantes dentro del Tesoro para responder a cualquier consulta legislativa sobre este lenguaje propuesto y continuará abogando por su inclusión en las asignaciones finales. La Oficina de Capital Humano del IRS se asegurará de que se presente el lenguaje apropiado en febrero de cada año para solicitudes presupuestarias posteriores.

RESPUESTA TAS: TAS elogia los esfuerzos del IRS hasta la fecha y agravamenta al IRS a continuar solicitando que el Congreso y la OPM proporcionen a la DHA y flexibilidades de contratación adicionales según sea necesario para más puestos y funciones.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Abierto

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): 2/28/2025

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RECOMENDACIÓN TAS # 2-10

Durante el año tributario 2025, exigir que el Director de Diversidad del IRS complete una revisión integral del programa RA de la agencia, que incluye, entre otros, los procedimientos de procesamiento de casos, la utilización del personal, la capacitación y la supervisión administrativa del seguimiento de casos; proporcionar un informe escrito al Comisionado del IRS sobre sus hallazgos y recomendaciones para mejorar el programa RA; y reducir el tiempo de procesamiento de las solicitudes de RA de conformidad con la ley aplicable y el Manual de Impuestos Internos.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN:​​En respuesta a la evolución del entorno pandémico, el IRS implementó varias medidas de salud y seguridad de acuerdo con las directrices del Safer Federal Workforce Taskforce y otras autoridades e instituyó múltiples iniciativas de regreso a la oficina. Como resultado, el IRS experimentó un aumento significativo en el número de solicitudes de adaptación razonable (RA). En su punto máximo, la Agencia recibió más de 11,000 solicitudes de RA, 6,786 de las cuales eran exenciones del mandato federal de vacunación.

La Agencia proporcionó adaptaciones provisionales mientras procesaba las solicitudes de RA. Al reconocer que el aumento considerable en las solicitudes de adaptaciones estaba afectando negativamente los tiempos de procesamiento de casos y otros aspectos del programa, a partir de agosto de 2023, la Agencia realizó una revisión en profundidad de sus políticas y procedimientos, y de los recursos dedicados a, brindar adaptaciones razonables efectivas para empleados y solicitantes de empleo con discapacidades.

La Oficina de Equidad, Diversidad e Inclusión (IRS-EDI) del IRS administra el programa de adaptaciones razonables como se describe en el Manual de Impuestos Internos 1.20.2 y está en el proceso de ejecutar un enfoque de mejora múltiple en las áreas de dotación de personal, capacitación y la mejora de procesos.

Históricamente, el IRS-EDI tenía tres equipos de Coordinadores de Adaptaciones Razonables (RAC) que facilitan la evaluación y el cumplimiento de las necesidades de adaptaciones de acuerdo con los estatutos, regulaciones y guías subregulatorias aplicables. A la luz del gran aumento de la demanda de servicios de ajustes razonables, en 2023 se creó un (cuarto) equipo adicional con diez RAC, un RAC senior y un director de equipo. Los RAC recién contratados recibieron capacitación exhaustiva en habilidades sociales seguida de instrucción en el trabajo.

En octubre de 2023, el IRS implementó una nueva plataforma tecnológica, IRWorks, para iniciar y rastrear solicitudes de ajustes razonables. IRWorks es más hábil en el seguimiento de todas las facetas del proceso de adaptación, lo que permite una gestión eficaz del inventario de casos y el análisis de datos para identificar oportunidades de mejora que acelerarán la toma de decisiones y el cumplimiento de las solicitudes de adaptación.

Garantizar que todos los administradores del IRS estén capacitados en RA es esencial para el éxito del programa. RA fue un aspecto clave de la nueva educación profesional continua en toda la agencia para el año tributario 24 para todos los gerentes. Esta capacitación de actualización se centró en las responsabilidades de la gerencia y la importancia de mostrar empatía, amabilidad y gracia al abordar los problemas de los empleados, incluidos los desafíos relacionados con la discapacidad en el lugar de trabajo. EDI continúa brindando capacitación en RA a gerentes y empleados como parte de los planes de estudio establecidos o de forma ad hoc.

En noviembre de 2023, el Comisionado del IRS aprobó la Estrategia de mejora de RA que se centra en abordar varios puntos débiles, incluida la aceleración del procesamiento de casos de adaptaciones. Como resultado, los funcionarios que deciden deben aprobar o denegar las adaptaciones por escrito dentro de cinco a diez días hábiles, con el objetivo de reducir la necesidad de remitir el caso a Salud Ocupacional Federal. Estas mejoras en los procesos y la dotación de personal adicional han permitido a la Agencia reducir su inventario general de casos de AR en un 30 % en los últimos 12 meses.

ACCIÓN CORRECTIVA: ​El Comisionado del IRS aprobó la Estrategia de Mejora de RA que se centra en abordar varios puntos débiles, incluida la aceleración del procesamiento de casos de adaptaciones. Como resultado, los funcionarios que deciden deben aprobar o denegar las adaptaciones por escrito dentro de cinco a diez días hábiles, con el objetivo de reducir la necesidad de remitir el caso a Salud Ocupacional Federal. Estas mejoras en los procesos y la dotación de personal adicional han permitido a la Agencia reducir su inventario general de casos de AR en un 30 % en los últimos 12 meses.

RESPUESTA TAS: El Defensor Nacional del Contribuyente aplaude al IRS por adoptar parcialmente esta recomendación y por las recientes mejoras destacadas anteriormente. Sin embargo, de la respuesta no queda claro si el IRS realizó el estudio recomendado. Además, el desarrollo de una estrategia integral de mejora de la RA estaría incompleto sin el diálogo con las partes interesadas, las opiniones y los comentarios de los empleados afectados con necesidades de adaptación razonables y de los solicitantes con discapacidades que buscan empleo, como recomendamos en nuestro informe. TAS se siente alentado por el aumento de los recursos dedicados al Programa RA y espera revisar la nueva estrategia integral.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Abierto

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): Regularmente