RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El IRS no está de acuerdo con la recomendación del TAS de evaluar la necesidad general de rechazar una "declaración de impuestos imperfecta" presentada electrónicamente y determinar la viabilidad de aceptar la declaración de impuestos imperfecta al momento de la presentación y dirigirla a un flujo de tratamiento para una revisión adicional.

Las reglas de negocio en el sistema de expediente electrónico rechazan declaraciones fraudulentas o duplicadas. Las cinco reglas principales mencionadas en la Figura 2.8.2 del Informe Anual del Defensor Nacional del Contribuyente al Congreso son parte de la Cumbre de Seguridad, una colaboración entre el IRS y miembros de industrias privadas, los estados y las instituciones financieras, para evitar que ocurra fraude y protegiendo a los contribuyentes. Además, el IRS trabaja con socios externos para educarlos sobre los principales códigos de rechazo de errores durante varias llamadas de la industria.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/A

RESPUESTA TAS: Reconocemos que muchas de las reglas comerciales que se infringen con mayor frecuencia rechazan las devoluciones fraudulentas y duplicadas. Sin embargo, el IRS debe evaluar las reglas comerciales que finalmente resultan en que un número significativo de contribuyentes presenten en papel sus declaraciones rechazadas. En tales casos, el IRS no está en mejor posición que si hubiera aceptado las declaraciones cuestionables presentadas electrónicamente y las remitiera a un flujo de tratamiento para una revisión adicional. Alentamos al IRS a discutir este tema con los diversos miembros de la Cumbre de Seguridad para determinar una solución que reduzca la presentación en papel de las declaraciones rechazadas y aún prevenga el robo de identidad y el fraude.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerradas

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/A

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: ​El IRS está de acuerdo con la recomendación del TAS de trabajar en estrecha colaboración con la industria del software de preparación de declaraciones de impuestos para garantizar que el software brinde a los contribuyentes y a los preparadores la oportunidad inicial necesaria para corregir cualquier error potencial antes de la presentación electrónica que actualmente resultaría en un rechazo de la presentación electrónica. . El IRS ha implementado esta recomendación, empleando múltiples canales de comunicación con socios externos.

Durante estas colaboraciones, proporcionamos actualizaciones que incluyen los principales códigos de rechazo de errores, iniciativas legislativas y actualizaciones de la plataforma Modernized e-File (MeF). Al comienzo de la temporada de presentación de impuestos, se realizan varias llamadas de la industria varias veces por semana. Durante el resto de la temporada de presentación, la frecuencia de las llamadas continúa siendo semanal, quincenal, mensual y luego trimestral después de la temporada de presentación. Además, los cambios legislativos que afectan el software de presentación electrónica se comunican mediante alertas rápidas para notificar a los socios sobre problemas técnicos, el estado del programa MeF y la disponibilidad de reglas de esquema/negocio a través del buzón de correo del Repositorio de objetos seguros.

Esta recomendación ya ha sido implementada.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/A

RESPUESTA TAS: Las comunicaciones estrechas entre el IRS y la industria del software de preparación de declaraciones de impuestos son clave para minimizar la ocurrencia de rechazos de declarar impuestos electrónicos. Los contribuyentes y los preparadores de declaraciones están mejor posicionados para evitar rechazos de presentación electrónica si reciben la información necesaria directamente del software de preparación de declaraciones de impuestos para abordar cualquier problema potencial antes o durante el proceso de presentación electrónica.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerradas

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/A

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: ​El IRS está de acuerdo con la recomendación del TAS de reunirse con representantes de la industria del software de preparación de declaraciones de impuestos para determinar cómo minimizar la presentación en papel de declaraciones de impuestos preparadas con software que incluyen declarar impuestos adjuntos. El IRS ha implementado esta recomendación.

El e-File modernizado permite a los contribuyentes adjuntar algunos formularios y documentación del IRS, como declaraciones y tasaciones, que no se pueden enviar en formato de lenguaje de marcado extensible (XML), como declarar impuestos de documento portátil (PDF) o declarar impuestos binarios a la declaración de impuestos. Además, el IRS trabaja con socios externos para educarlos sobre la importancia de aceptar declarar impuestos PDF o binarios para declaraciones electrónicas durante varias llamadas de la industria.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/A

RESPUESTA TAS: Es alentador que el IRS se haya comprometido a trabajar con socios externos sobre la importancia de aceptar declarar impuestos adjuntos para la presentación electrónica. No se debe impedir que los contribuyentes y los preparadores de impuestos que prefieren la presentación electrónica lo hagan simplemente porque sus declaraciones incluyen un formulario del IRS requerido o un declarar impuestos adjunto que no está respaldado por IRS MeF.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerradas

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/A

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: ​El IRS no está de acuerdo con la recomendación de reunirse con representantes de la industria del software de preparación de declaraciones de impuestos para determinar cómo minimizar la presentación en papel de las declaraciones preparadas por software con anulaciones de algunos campos rellenados previamente.

Algunos productos de software están diseñados para completar previamente los campos para evitar que el usuario cambie las entradas. Por ejemplo, un software podría evitar que la declaración del contribuyente sea rechazada debido a un valor incorrecto.

El IRS proporciona a los desarrolladores de software esquemas y reglas comerciales para implementar. Las empresas de software pueden proporcionar comentarios al IRS a través de varios canales de comunicación. Los problemas identificados se discuten durante varias reuniones de grupos de trabajo externos con los proveedores de software.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/A

RESPUESTA TAS: Reconocemos que muchos campos completados previamente están diseñados para evitar que el usuario ingrese un valor incorrecto. Este es sin duda el caso de los campos rellenados previamente que calculan o transfieren números. Sin embargo, en otros tipos de campos, los contribuyentes y preparadores bien informados deben tener la capacidad de anular un campo rellenado previamente, después de recibir suficientes advertencias del software, si confían en la precisión de la anulación.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: no adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerradas

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/A

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El IRS no está de acuerdo en implementar la recomendación de TAS. Es posible realizar un estudio de investigación integral de los declarantes en papel, pero puede que no sea un esfuerzo fructífero al comparar los beneficios potenciales con los recursos necesarios para el estudio. Aquellos que eligen presentar en papel son un grupo pequeño y no han respondido a invitaciones anteriores para participar en la investigación. Además, los desgloses por demografía de este grupo aumentan el tamaño de muestra necesario para la investigación y aumentan los recursos necesarios para que el servicio apoye el proyecto. La probabilidad de encontrar razones para la presentación en papel susceptibles de campañas de divulgación del IRS puede no ser lo suficientemente alta como para justificar el esfuerzo de investigación.

El reciente informe MITRE “Comprender la motivación de los contribuyentes para la selección del método de presentación para mejorar el servicio al cliente” (Informe MITRE) señaló la dificultad de llegar a quienes presentan una declaración en papel y obtener su participación en las encuestas. Las mismas razones para elegir presentar en papel, como la falta de acceso a la tecnología o la resistencia a compartir información en línea, también hacen que la realización de investigaciones sea más desafiante.

La segunda parte de la recomendación asume que los declarantes migrarían a e-file si se les diera la información relevante a sus preocupaciones. Sin embargo, la primera parte de la recomendación trata de establecer la posibilidad de que los contribuyentes se conviertan al e-file cuando reciban información sobre sus beneficios. La disponibilidad de e-file está bien establecida y la investigación actual sugiere la posibilidad de que la población que aún elige presentar en papel no esté interesada en cambiar su método.

El Informe MITRE reciente se basa en una encuesta realizada por MITRE entre quienes presentan declaraciones de impuestos federales para mejorar la comprensión de cómo los contribuyentes consideran y toman sus decisiones sobre la preparación y la presentación. Si bien esta investigación se superpone con la recomendación de TAS, el estudio MITRE cubrió la población más amplia de todos los declarantes. La muestra incluyó a 84 contribuyentes en papel de un total de 1,282 encuestados, la mayoría de los cuales informaron que presentaron su declaración en papel después de que el IRS rechazó su declaración electrónica. El número limitado de encuestados que presentaron declaraciones en papel hace que se tenga precaución acerca de generalizar las respuestas de la encuesta a toda la población de quienes presentan declaraciones en papel. El bajo número de estos encuestados también destaca la dificultad de llegar a esta población con una encuesta en línea después de una invitación enviada por correo, que es un método típico de recopilación de datos de una gran muestra representativa de todos los que presentan declaraciones en papel.

La encuesta MITRE encontró que los contribuyentes necesitan una motivación para cambiar su método de preparación y/o presentación. Una vez que los contribuyentes encuentran un método que funciona para ellos, es poco probable que cambien sin una motivación significativa. La encuesta MITRE encontró que el 60 % de todos los encuestados informaron haber mantenido el mismo método de declarar impuestos durante al menos los últimos 10 años. Entre todos los contribuyentes en papel de la muestra, tanto los que optaron por presentar en papel como los que se vieron obligados a usar papel debido a una declaración electrónica rechazada, el 17 por ciento afirmó que siempre usaría su método actual y no cambiaría. Además, poco menos de un tercio de los encuestados que presentaron en papel siempre lo habían hecho. Esta y otras investigaciones del IRS sugieren que es posible que no haya incentivos viables que el IRS podría introducir para cambiar a los contribuyentes en papel a la presentación electrónica.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/A

RESPUESTA TAS: Reconocemos la dificultad de llegar a los contribuyentes que presentan en papel. Sin embargo, no estamos de acuerdo con la justificación del IRS para no realizar la investigación recomendada. La encuesta en línea de MITRE Corporation incluyó a 84 contribuyentes en papel, y el 17 por ciento de los contribuyentes en papel indicaron que no cambiarían su método de presentación. Para llegar a esta población, el IRS debería considerar diseñar la investigación para que no se base únicamente en encuestas en línea. Por ejemplo, podría realizar una encuesta telefónica o por correo o entrevistas de grupos focales (para obtener información más detallada que no sea representativa de la audiencia objetivo).

Alternativamente, si realizar una investigación de la población que presenta la declaración en papel tiene un costo prohibitivo, el IRS puede brindar divulgación y educación específicas para abordar las inquietudes planteadas por esta población en estudios realizados anteriormente. Por ejemplo, como se discutió en el problema más serio, los estudios del IRS realizados en 2010, 2015 y 2020 han encontrado consistentemente que la seguridad y la confusión eran las principales preocupaciones que impedían que los contribuyentes y los preparadores presentaran sus declaraciones electrónicamente. El IRS puede realizar una campaña de divulgación para disipar estas preocupaciones principales.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: no adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerradas

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/A

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: ​El IRS está en proceso de crear un comité asesor que incluirá miembros del Consejo para el Avance de la Comunicación de Ingresos Electrónicos (CERCA) y la Asociación Nacional de Procesadores de Impuestos Computarizados (NACTP). La NACTP regula los estándares de diseño de formularios de la industria que son acordados por los miembros de la industria y seguidos de buena fe, aunque no se hacen cumplir. Después de probar varios tipos de códigos de barras, el IRS propone modificar los estándares de diseño de formularios para códigos de barras 2-D para incluir el código de respuesta rápida (QR) de alto volumen de datos. Agregar el código QR de alto volumen de datos abrirá la capacidad del código de barras a más formularios, independientemente de su longitud y profundidad.

Además, el IRS propondrá que los estándares de diseño de formularios especifiquen un esquema de datos universal, con lenguaje de marcado extensible (XML) como preferencia. Esta actualización proporcionará más consistencia en la estructura de datos y eficiencia en la ingesta de datos. Ambas enmiendas a los estándares actuales garantizarán que, ya sea que los contribuyentes usen productos tributarios directamente del IRS o a través de su profesional de impuestos preferido, el procesamiento de formularios del IRS sea fácil y los contribuyentes reciban el servicio rápido que merecen.

El IRS entiende que ciertos cambios a los estándares pueden requerir una inversión inicial en tiempo o recursos. El IRS trabajará con los miembros de la industria para superar los obstáculos, determinar el apoyo necesario, garantizar que las estimaciones iniciales de retorno de la inversión sigan siendo aplicables cuando se consideren todas las perspectivas y capitalizar los beneficios (por ejemplo, una mejor experiencia para los contribuyentes y los empleados).

Es necesaria una importante precaución sobre el beneficio esperado de los códigos de barras o códigos QR. Si bien exigir a los proveedores de software que incluyan dichos códigos en los formularios impresos parece una respuesta fácil, la experiencia del IRS enseña que cuando el Congreso cambia la ley tributaria poco antes de la temporada de impuestos o, como sucedió recientemente, durante la temporada de impuestos, la capacidad del IRS y de los proveedores de software para responder y producir formularios precisos puede impedir la inclusión oportuna de códigos de barras o QR, lo que resulta en más envíos sin códigos utilizables.

ACCIÓN CORRECTIVA: El IRS está en proceso de crear un comité asesor que incluirá miembros del Consejo para el Avance de la Comunicación de Ingresos Electrónicos (CERCA) y la Asociación Nacional de Procesadores de Impuestos Computarizados (NACTP).

El IRS trabajará con los miembros de la industria para superar los obstáculos, determinar el apoyo necesario, garantizar que las estimaciones iniciales de retorno de la inversión sigan siendo aplicables cuando se consideren todas las perspectivas y capitalizar los beneficios (por ejemplo, una mejor experiencia para los contribuyentes y los empleados).

RESPUESTA TAS: Felicitamos al IRS por crear un comité asesor para abordar la implementación de la tecnología de escaneo. Trabajar con miembros de la industria para brindar apoyo y ayudar a superar los obstáculos mejorará la experiencia de los contribuyentes, el IRS y nuestros socios de la industria.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado

ABIERTO o CERRADO: Abierto

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): En curso (con asociación continua y capacidad de respuesta de la industria)

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: ​El IRS acepta implementar la recomendación TAS en parte tal como está escrita, ya que es posible que la tecnología de códigos de barras 2-D y reconocimiento óptico de caracteres (o similar) no se aplique de manera inclusiva a todos los formularios de impuestos.

Para mejorar la eficiencia y la precisión del procesamiento de declaraciones de impuestos en papel, hay varios esfuerzos continuos que el IRS está liderando para la expansión potencial del uso del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o códigos de barras 2-D, a saber, el Piloto de código de barras 2-D, OCR Piloto e iniciativa de modernización de formularios de cinco años.

El IRS ha desarrollado un enfoque iterativo para investigar la implementación de códigos de barras 2-D en los formularios del IRS, lo que ha resultado en varios éxitos iniciales; uno de esos éxitos es la perspectiva de cómo la aplicación de códigos de barras 2-D podría afectar a los contribuyentes y socios de la industria. Cuando se procesan formularios con códigos de barras 2D, los datos de los códigos de barras se extraen rápidamente con un 100 % de precisión y no requieren validación, lo que reduce significativamente el tiempo de procesamiento. El enfoque para implementar códigos de barras efectivos se desarrolló y mejoró con las lecciones aprendidas a medida que se implementaron códigos de respuesta rápida (QR) de alto volumen de datos en el Formulario 8918 y se probaron en un entorno controlado. La versión con código de barras del Formulario 8918 entró en producción en diciembre de 2021, y los resultados se conocerán a medida que el IRS comience a recibir el formulario de los contribuyentes por correo y eFax. También se agregaron códigos de barras 2-D al Formulario 8886, que está programado para entrar en producción a fines de marzo de 2022. En un entorno de prueba, el equipo del proyecto alcanzó sus objetivos de 100 % de legibilidad de códigos de barras para muestras enviadas por correo y 100 % de precisión de datos para todos los códigos de barras escaneados. Como resultado de la prueba piloto, en enero de 2022 se publicó un informe de preparación de escalabilidad que ayudará a iniciar la adición de códigos de barras 2-D a otros formularios propiedad del IRS. Sin embargo, la implementación a mayor escala depende del acceso a los recursos adecuados, la aplicación cuidadosa de las lecciones aprendidas y las mejores prácticas, una asociación sólida con los preparadores y la industria del software, y el apoyo de socios internos clave.

A partir del tercer trimestre del año tributario 2022, el IRS busca una iniciativa de modernización de formularios más amplia en la que los formularios se rediseñarán durante los próximos cinco años y brindarán a los contribuyentes formularios en línea adaptables. La escala de los códigos de barras 2-D en los formularios del IRS generalmente seguirá el cronograma del esfuerzo de modernización de cinco años, comenzando con los formularios seleccionados para la fase de Producto Mínimo Viable que ocurre dentro del año calendario 2022.

El IRS actualmente está evaluando las soluciones de OCR por su capacidad para extraer datos legibles por máquina, especialmente de imágenes digitales de baja resolución y mala calidad. Como conjunto de prueba, se ha pedido a tres proveedores que demuestren su capacidad para extraer datos legibles por máquina del Formulario 990, ya que esa información está disponible públicamente. A continuación, se evaluará la solución de OCR del proveedor en cuanto a su capacidad para aprender y mejorar el rendimiento desde los desafíos anteriores. Con base en los resultados de la evaluación del proveedor y el retorno de la inversión (ROI) anticipado, el IRS decidirá en qué medida se continuará brindando financiamiento a las empresas de OCR. Una solución de OCR eficaz también proporciona una función de copia de seguridad de los formularios con código de barras 2-D que recibe el IRS en mala calidad y no se pueden escanear con éxito para la extracción automática de datos.

A medida que buscamos escalar OCR, códigos de barras 2-D u otras soluciones tecnológicas para abordar los desafíos comerciales del IRS, las decisiones de selección/implementación se tomarán utilizando criterios sistemáticos de evaluación y priorización, en función de los recursos disponibles y el ROI prospectivo para el proyecto piloto respectivo. Es importante tener en cuenta que el IRS no tiene suficiente información para hacer una declaración general de que todos los formularios y procesos se beneficiarían de la aplicación de un código de barras 2-D.
Es necesaria una importante precaución sobre el beneficio esperado de los códigos de barras o códigos QR. Si bien exigir a los proveedores de software que incluyan dichos códigos en los formularios impresos parece una respuesta fácil, la experiencia del IRS enseña que cuando el Congreso cambia la ley tributaria poco antes de la temporada de impuestos o, como sucedió recientemente, durante la temporada de impuestos, la capacidad del IRS y de los proveedores de software para responder y producir formularios precisos puede impedir la inclusión oportuna de códigos de barras o QR, lo que resulta en más envíos sin códigos utilizables.

ACCIÓN CORRECTIVA: Para mejorar la eficiencia y la precisión del procesamiento de declaraciones de impuestos en papel, hay varios esfuerzos continuos que el IRS está liderando para la expansión potencial del uso del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o códigos de barras 2-D, a saber, el Piloto de código de barras 2-D, OCR Piloto e iniciativa de modernización de formularios de cinco años.

A medida que buscamos escalar OCR, códigos de barras 2-D u otras soluciones tecnológicas para abordar los desafíos comerciales del IRS, las decisiones de selección/implementación se tomarán utilizando criterios sistemáticos de evaluación y priorización, en función de los recursos disponibles y el ROI prospectivo para el proyecto piloto respectivo.

RESPUESTA TAS: Elogiamos el compromiso del IRS de explorar la implementación de la tecnología de escaneo. Esperamos revisar los resultados de los pilotos de códigos de barras 2-D utilizando los Formularios 8918 y 8886, así como las pruebas de OCR en el Formulario 990. Reconocemos las limitaciones de recursos; sin embargo, creemos que este problema merece una prioridad máxima para minimizar cualquier retraso futuro y, en general, mejorar la precisión y la eficiencia del procesamiento de los millones de declaraciones en papel que el IRS continuará recibiendo en el futuro previsible. Si bien reconocemos que el IRS ha incluido esto en la iniciativa de modernización de formularios de cinco años, debe esforzarse por lograr una expansión a gran escala de la tecnología de escaneo mucho antes del cronograma planificado de cinco años.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: Adoptado parcialmente

ABIERTO o CERRADO: Abierto

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): En curso, pendiente de financiación plurianual y desarrollo de TI

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: El IRS no está de acuerdo con la recomendación de colaborar con el Comité Asesor de Administración Tributaria Electrónica (ETAAC) para establecer una nueva meta de tasa de presentación electrónica a largo plazo. Los objetivos originales fueron establecidos por el Congreso y se han logrado. Durante los últimos cinco años, más del 86 por ciento de las declaraciones de impuestos sobre la renta de las personas físicas se presentaron electrónicamente.

ACCIÓN CORRECTIVA: N/A

RESPUESTA TAS: El IRS ha superado la meta de tasa de presentación electrónica del 80 por ciento establecida por el Congreso en 1998. Sin embargo, la agencia todavía recibe y procesa manualmente millones de declaraciones de impuestos individuales y comerciales en papel. Una revisión de un objetivo de tasa de declarar impuestos electrónico a largo plazo no solo es necesaria, sino que también se debe desde hace mucho tiempo.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: no adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerradas

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/A