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MSP #14: Avisos de auditoría

El hecho de que el IRS no incluya la información de contacto de los empleados en los avisos de auditoría impide la resolución de casos y erosiona la responsabilidad de los empleados

Recomendaciones de TAS y respuestas del IRS

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RECOMENDACIÓN TAS # 14-1

Todos los avisos de auditoría y la correspondencia enviada actualmente a los contribuyentes, incluidos los generados por el software Revisiónination, deben revisarse para garantizar el cumplimiento con § 3705(a) de RRA 98.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Según el consejo del Abogado, no se requiere la información de contacto de empleados específicos en la correspondencia generada sistemáticamente, pero el nombre de un empleado debe incluirse en los avisos que se generan manualmente. Reconocemos que el nombre de un inspector de impuestos específico no está incluido en la correspondencia generada manualmente en Revisión de correspondencia. Nuestro enfoque actual para trabajar el inventario corporativo es un proceso más eficiente que asignar un caso a un examinador una vez que el contribuyente se ha comunicado con el IRS. La Línea Gratuita de Revisión de Correspondencia permite a los contribuyentes comunicarse con un asistente experimentado en cualquier campus para obtener asistencia inmediata, sin tener que esperar una llamada devuelta de un examinador asignado individualmente. Este proceso permite la resolución más expedita del caso. Continuamos revisando nuestros avisos a través de revisiones de cartas, calidad y programas/operaciones. Por ejemplo, al comienzo de cada temporada de presentación de impuestos, se revisa la precisión de los avisos para garantizar que los contribuyentes reciban los avisos y anexos apropiados. Las revisiones nos permiten hacer las revisiones necesarias antes de que se emitan los avisos a los contribuyentes. Sin embargo, para asegurarnos de cumplir con la Sección 3705(a) de RRA 98, cambiaremos las letras que no cumplen para incluir el nombre del inspector de impuestos. Sin embargo, a los contribuyentes se les proporcionará el número gratuito, lo que significa que es posible que no puedan comunicarse con el TE cuyo nombre figura en la correspondencia, ya que el enrutamiento de llamadas de extensión no está disponible. La carta actualizada también informará a los contribuyentes que es posible que no puedan comunicarse con el examinador cuyo nombre figura en la correspondencia, pero el asistente experimentado que responda la llamada podrá abordar su consulta.

Actualización: revisamos 3 letras generadas manualmente:

  • 525-M, carta general de 30 días,
  • 555-M, Notificación de hallazgos basados ​​en los datos recientes del contribuyente sobre la obligación tributaria, y
  • 692-M, Solicitud de consideración de hallazgos adicionales.

El nombre de Tax Revisióniners estará en la parte superior de las cartas y las revisiones incluyen el siguiente lenguaje: “Si tiene preguntas, llámenos al número de contacto que figura en la parte superior de esta carta. Cuando llame, es posible que no se comunique con la persona de contacto que figura en esta carta. Sin embargo, la persona con la que se comunique debería poder responder sus preguntas”.

SERP Alert 16A0320 se ingresó el 12/8/2016 y se publicará el 12/9/2016. Esta alerta explica a Tax Revisióniners sobre las adiciones de las nuevas letras y lenguaje.

Respuesta y acciones tomadas:

  • Coordinó con el abogado y W&I con respecto al lenguaje en las cartas generadas manualmente (junio de 2015).
  • Según el consejo del Abogado, no se requiere la información de contacto de un empleado específico en la correspondencia generada sistemáticamente, pero el nombre de un empleado debe incluirse en los avisos que se generan manualmente. Para garantizar el cumplimiento de la Sección 3705(a) de RRA 98, las cuatro cartas generadas manualmente que se indican a continuación se actualizaron a:
  • Agregar el nombre del examinador de impuestos
  • Proporcione el número gratuito. El enrutamiento de llamadas de extensión no está disponible.
  • Infórmeles a los contribuyentes que es posible que no puedan comunicarse con el nombre del examinador que figura en la correspondencia, pero que el asistente experimentado que responda la llamada podrá atender su consulta.
  • Se actualizaron cuatro cartas (ver adjunto) que constituyen la población de cartas emitidas manualmente:

o Carta 525M – Carta general de 30 días (Actualizado por SBSE, noviembre de 2016)
o Carta 555M – Notificación de Hallazgos sobre Datos del Contribuyente – Obligación Tributaria (Actualizado por SBSE, diciembre 2016)
o Carta 692M – Solicitud de Consideración de Hallazgos Adicionales (Actualizado por SBSE, enero 2017)
o Carta 566M: contacto inicial del centro de servicio (actualizado por W&I, septiembre de 2015)

ACCIÓN CORRECTIVA: Coordinaremos con las partes interesadas requeridas, incluidos los abogados y W&I, para tomar medidas para agregar el nombre del TE a las cartas generadas manualmente y actualizar el lenguaje en la correspondencia con respecto a la asistencia que se brindará cuando el contribuyente llame al número gratuito.

RESPUESTA TAS: Si bien la inclusión del nombre del Tax Revisióniner que generó el aviso es un paso en la dirección correcta hacia el cumplimiento parcial de los requisitos de RRA 98, no aborda completamente las preocupaciones que llevaron a la implementación de § 3705(a) de RRA 98. Para cumplir plenamente con RRA 98, el número de teléfono del empleado también debe incluirse con el nombre del empleado en toda la correspondencia generada manualmente. Incluir solo el nombre del empleado no soluciona las preocupaciones del Congreso sobre la responsabilidad de los empleados ni ayuda a los contribuyentes a resolver sus problemas con el IRS con un empleado con conocimiento real de sus casos particulares. El Defensor Nacional del Contribuyente espera que el IRS consulte con el TAS como parte interesada en la identificación de avisos generados manualmente que deben incluir el nombre del Tax Revisióniner. TAS proporcionará al IRS una lista de avisos que ha identificado donde el IRS debe incluir los nombres de los empleados y la información de contacto.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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RECOMENDACIÓN TAS # 14-2

Cuando un empleado haya revisado un caso, las cartas generadas por esa revisión deben contener el nombre del empleado y la información de contacto, incluso si la carta se genera con la ayuda de sistemas o software automatizados.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Según el consejo del Abogado, no se requiere la información de contacto de empleados específicos en la correspondencia generada sistemáticamente, pero el nombre de un empleado debe incluirse en los avisos que se generan manualmente. Tax Revisióniners tiene la capacidad de incluir su nombre en letras generadas manualmente. Sin embargo, para brindar un mejor servicio al cliente, el número gratuito se incluye en las cartas. Actualmente, el 95% del inventario de W&I & SB está automatizado. Asignar a un Tax Revisióniner por adelantado reducirá sustancialmente las horas disponibles para atender el correo del contribuyente, ya que esto requerirá que los Tax Revisióniners emitan cartas manualmente y muevan los casos a través del flujo de auditoría. Nuestro enfoque actual para trabajar el inventario corporativo es un proceso más eficiente que asignar un caso a un examinador una vez que el contribuyente se ha comunicado con el IRS. La Línea Gratuita de Revisión de Correspondencia permite a los contribuyentes comunicarse con un asistente experimentado en cualquier campus para obtener asistencia inmediata, sin tener que esperar una llamada devuelta de un examinador asignado individualmente. Este proceso permite la resolución más expedita del caso. Sin embargo, para asegurarnos de cumplir con la Sección 3705(a) de RRA 98, cambiaremos las letras que no cumplen, como se describe en nuestra respuesta a la recomendación 14-1.

Actualización: revisamos 3 letras generadas manualmente:

  • 525-M, carta general de 30 días,
  • 555-M, Notificación de hallazgos basados ​​en los datos recientes del contribuyente sobre la obligación tributaria, y
  • 692-M, Solicitud de consideración de hallazgos adicionales.

El nombre de Tax Revisióniners estará en la parte superior de las cartas y las revisiones incluyen el siguiente lenguaje: “Si tiene preguntas, llámenos al número de contacto que figura en la parte superior de esta carta. Cuando llame, es posible que no se comunique con la persona de contacto que figura en esta carta. Sin embargo, la persona con la que se comunique debería poder responder sus preguntas”.

SERP Alert 16A0320 se ingresó el 12/8/2016 y se publicará el 12/9/2016. Esta alerta explica a Tax Revisióniners sobre las adiciones de las nuevas letras y lenguaje.

Respuesta y acciones tomadas:

  • Coordinó con el abogado y W&I con respecto al lenguaje en las cartas generadas manualmente (junio de 2015).
  • Según el consejo del Abogado, no se requiere la información de contacto de un empleado específico en la correspondencia generada sistemáticamente, pero el nombre de un empleado debe incluirse en los avisos que se generan manualmente. Para garantizar el cumplimiento de la Sección 3705(a) de RRA 98, las cuatro cartas generadas manualmente que se indican a continuación se actualizaron a:
    • Agregar el nombre del examinador de impuestos
    • Proporcione el número gratuito. El enrutamiento de llamadas de extensión no está disponible.
    • Infórmeles a los contribuyentes que es posible que no puedan comunicarse con el nombre del examinador que figura en la correspondencia, pero que el asistente experimentado que responda la llamada podrá atender su consulta.
  • Se actualizaron cuatro cartas (ver adjunto) que constituyen la población de cartas emitidas manualmente:
    • Carta 525M – Carta general de 30 días (Actualizado por SBSE, noviembre de 2016)
    • Carta 555M – Notificación de Hallazgos sobre Datos del Contribuyente – Obligación Tributaria (Actualizado por SBSE, diciembre 2016)
    • Carta 692M – Solicitud de Consideración de Hallazgos Adicionales (Actualizado por SBSE, enero 2017)
    • Carta 566M: contacto inicial del centro de servicio (actualizado por W&I, septiembre de 2015)

ACCIÓN CORRECTIVA: Coordinaremos con las partes interesadas requeridas, incluidos los abogados y W&I, para tomar medidas para agregar el nombre del TE a las cartas generadas manualmente y actualizar el lenguaje en la correspondencia con respecto a la asistencia que se brindará cuando el contribuyente llame al número gratuito.

RESPUESTA TAS: Particularmente en los casos en los que un contribuyente recibe una carta que brinda o afecta los derechos legales del contribuyente, lo mejor para el IRS y el contribuyente es que el contribuyente se comunique rápidamente con un empleado del IRS para resolver el problema, si es posible, antes del el contribuyente debe acudir a los tribunales.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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3.

RECOMENDACIÓN TAS # 14-3

Si un aviso se genera automáticamente a través de un programa como ACE, pero tiene un impacto legal en el contribuyente, como un Aviso legal de deficiencia (SNOD), la información de contacto de un gerente debe incluirse en dichos avisos para facilitar el enrutamiento de llamadas y asignación de casos.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: La información de contacto del gerente no se incluye en los avisos, incluidos los avisos de estadísticas, ya que los casos no se asignan a un solo empleado. La información de contacto del administrador no facilita el enrutamiento de llamadas ni la asignación de casos. Los TE que atienden las consultas de los contribuyentes tienen la capacidad de trabajar en un caso asignado en función de su capacitación y el historial documentado del caso. El hecho de que los TE trabajen los casos de manera sistémica en el sistema automatizado permite un manejo más expedito del caso y reduce las demoras en la respuesta a los contribuyentes. Los TE tienen la autoridad para manejar este tipo de asuntos, lo que evitará demoras en el procesamiento del caso. Los procedimientos actuales permiten a los contribuyentes solicitar y hablar con un administrador llamando al número gratuito incluido en los avisos.     

ACCIÓN CORRECTIVA: N/D

RESPUESTA TAS: Incluir la información de contacto de un gerente en este tipo de cartas le permitirá equilibrar la carga de trabajo y la experiencia para asignar casos y resolver los problemas de los contribuyentes antes de la carga y los gastos adicionales de las acciones legales tanto para el contribuyente como para el gobierno.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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4.

RECOMENDACIÓN TAS # 14-4

Una vez que un contribuyente se ha comunicado con el IRS, ya sea por correspondencia o mediante una llamada telefónica, la información de contacto del empleado que revisa esa correspondencia o responde la llamada telefónica debe aparecer en la correspondencia subsiguiente.

RESPUESTA DEL IRS A LA RECOMENDACIÓN: Según el consejo del Abogado, no se requiere la información de contacto de un empleado específico en la correspondencia generada sistemáticamente, pero el nombre de un empleado debe incluirse en los avisos que se generan manualmente. Reconocemos que no cumplimos ya que el nombre del TE no está incluido actualmente en la correspondencia generada manualmente en Revisión de correspondencia. Tax Revisióniners tiene la capacidad de incluir su nombre en letras generadas manualmente. Sin embargo, para asegurarnos de cumplir con la Sección 3705(a) de RRA 98, cambiaremos las letras que no cumplen, como se describe en nuestra respuesta a la recomendación 14-1. A los contribuyentes se les proporcionará el número gratuito, lo que significa que es posible que no puedan comunicarse con el nombre del TE que figura en la correspondencia ya que el enrutamiento de llamadas de extensión no está disponible. La carta actualizada también informará a los contribuyentes que es posible que no puedan comunicarse con el nombre del examinador que figura en la correspondencia, pero el asistente experimentado que responda la llamada podrá abordar su consulta.

Actualización: revisamos 3 letras generadas manualmente:

  • 525-M, carta general de 30 días,
  • 555-M, Notificación de hallazgos basados ​​en los datos recientes del contribuyente sobre la obligación tributaria, y
  • 692-M, Solicitud de consideración de hallazgos adicionales.

El nombre de Tax Revisióniners estará en la parte superior de las cartas y las revisiones incluyen el siguiente lenguaje: “Si tiene preguntas, llámenos al número de contacto que figura en la parte superior de esta carta. Cuando llame, es posible que no se comunique con la persona de contacto que figura en esta carta. Sin embargo, la persona con la que se comunique debería poder responder sus preguntas”.

SERP Alert 16A0320 se ingresó el 12/8/2016 y se publicará el 12/9/2016. Esta alerta explica a Tax Revisióniners sobre las adiciones de las nuevas letras y lenguaje.

Respuesta y acciones tomadas:

  • Coordinó con el abogado y W&I con respecto al lenguaje en las cartas generadas manualmente (junio de 2015).
  • Según el consejo del Abogado, no se requiere la información de contacto de un empleado específico en la correspondencia generada sistemáticamente, pero el nombre de un empleado debe incluirse en los avisos que se generan manualmente. Para garantizar el cumplimiento de la Sección 3705(a) de RRA 98, las cuatro cartas generadas manualmente que se indican a continuación se actualizaron a:
    • Agregar el nombre del examinador de impuestos
    • Proporcione el número gratuito. El enrutamiento de llamadas de extensión no está disponible.
    • Infórmeles a los contribuyentes que es posible que no puedan comunicarse con el nombre del examinador que figura en la correspondencia, pero que el asistente experimentado que responda la llamada podrá atender su consulta.
  • Se actualizaron cuatro cartas (ver adjunto) que constituyen la población de cartas emitidas manualmente:
    • Carta 525M – Carta general de 30 días (Actualizado por SBSE, noviembre de 2016)
    • Carta 555M – Notificación de Hallazgos sobre Datos del Contribuyente – Obligación Tributaria (Actualizado por SBSE, diciembre 2016)
    • Carta 692M – Solicitud de Consideración de Hallazgos Adicionales (Actualizado por SBSE, enero 2017)
    • Carta 566M: contacto inicial del centro de servicio (actualizado por W&I, septiembre de 2015) w     

ACCIÓN CORRECTIVA: Coordinaremos con las partes interesadas requeridas, incluidos los abogados y W&I, para tomar medidas para agregar el nombre del TE a las cartas generadas manualmente y actualizar el lenguaje en la correspondencia con respecto a la asistencia que se brindará cuando el contribuyente llame al número gratuito.

RESPUESTA TAS: Si bien la inclusión del nombre del Tax Revisióniner que generó el aviso es un paso en la dirección correcta hacia el cumplimiento parcial de los requisitos de RRA 98, no aborda completamente las preocupaciones que llevaron a la implementación de § 3705(a) de RRA 98. Para cumplir plenamente con RRA 98, el número de teléfono del empleado también debe incluirse con el nombre del empleado en toda la correspondencia generada manualmente. Incluir solo el nombre del empleado no soluciona las preocupaciones del Congreso sobre la responsabilidad de los empleados ni ayuda a los contribuyentes a resolver sus problemas con el IRS con un empleado con conocimiento real de sus casos particulares. El Defensor Nacional del Contribuyente espera que el IRS consulte con el TAS como parte interesada en la identificación de avisos generados manualmente que deben incluir el nombre del Tax Revisióniner. TAS proporcionará al IRS una lista de avisos que ha identificado donde el IRS debe incluir los nombres de los empleados y la información de contacto.

ADOPTADO, PARCIALMENTE ADOPTADO o NO ADOPTADO: No adoptado

ABIERTO o CERRADO: Cerrado

FECHA DE VENCIMIENTO PARA LA ACCIÓN (si se deja abierta): N/D

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