Acuerdos de terceros para impuestos sobre el empleo

Los terceros realizan un servicio importante al garantizar que sus clientes cumplan con los plazos de presentación, los requisitos de depósito y las fechas de vencimiento de los pagos. Sin emabargo, el uso de un tercero no lo libera a usted, el empleador, de sus obligaciones de presentación, depósito y pago de impuestos sobre la nómina.

Proteja su negocio de las obligaciones tributarias causadas por la falla de un tercero

Evite cambios de domicilio no autorizados. Un tercero deshonesto podría cambiar su dirección de registro con el IRS a su propia dirección, sin su conocimiento o consentimiento, para evitar que reciba avisos del IRS sobre problemas con su cuenta. La ley ahora requiere que el IRS envíe una confirmación del cambio de dirección tanto a la nueva dirección del empleador como a su dirección anterior.

Para prevenir problemas:

• No cambie su dirección de registro a la dirección del tercero. Esto puede evitar que se entere de cuestiones tributarias relacionadas con su empresa. A menudo surgen problemas cuando las empresas dependen únicamente de terceros para mantenerlas informadas sobre el estado de los depósitos y pagos de impuestos.
• Si descubre que su dirección fue cambiada sin su autorización, notifique al IRS inmediatamente llamando al número que aparece en la carta o factura que reciba, escribiendo a la oficina del IRS que la envió o visitando una oficina local del IRS. Si no puede encontrar su carta o factura, puede llamar a la Línea de asistencia comercial del IRS al 800-829-4933.

• Si le preocupa que haya sucedido algo, llame a la Línea de asistencia comercial al 800-829-4933 para averiguar si su empresa tiene declaraciones sin presentar o depósitos o pagos vencidos.

Asegúrese de que su tercero utilice el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS, por sus siglas en inglés). EFTPS emite automáticamente un PIN de consulta a los clientes de los proveedores de servicios de nómina. Esto le da acceso a la cuenta de EFTPS para verificar que el proveedor esté realizando depósitos y pagos oportunos y precisos por usted. Puede y debe investigar para corregir los pagos faltantes o atrasados ​​de inmediato. Una vez que el proveedor de servicios de nómina tiene su dinero, no hay ninguna razón por la que no deba pagarse al IRS.

Si no recibió una carta sobre su PIN de consulta, puede registrarse en EFTPS para obtener su PIN y verificar los pagos. Cuando se registre, tendrá acceso en línea a 16 meses de historial de pagos.

Si es víctima de un preparador de declaraciones de impuestos sobre la nómina de terceros

La ley ahora requiere que el IRS dé consideración especial a un Ofrecimiento de Transacción de un contribuyente que ha sido defraudado por un tercero preparador de declaraciones de impuestos sobre la nómina. Esto se denomina oferta de Administración Tributaria Efectiva (ETA, por sus siglas en inglés). Puede permitirle liquidar su deuda por menos del monto total adeudado, incluso si tiene activos que podrían pagar el saldo creado por las acciones del tercero.

Durante su primer contacto con el IRS:

• Indique que su empresa es víctima de la falta de pago por parte de un tercero que prepara la declaración de impuestos sobre la nómina.
• Discutir una ofrecimiento de transacción como alternativa a la acción de cobros del IRS.
• Pídale al funcionario de cobros de impuestos que no imponga la multa por recuperación del fondo fiduciario.

Conozca los riesgos de utilizar un tercero para manejar los impuestos sobre la nómina.

• Cuando un tercero cierra el negocio o hace un mal uso de los fondos de los clientes, los empleadores siguen siendo responsables de los impuestos no pagados.
• La falla de un tercero puede dañar seriamente a los clientes. Se les puede exigir que paguen el monto de los impuestos sobre el empleo dos veces: una vez al tercero y nuevamente al IRS con intereses y multas.
• Una empresa que no pueda recuperarse de estos contratiempos puede verse obligada a detener sus operaciones.

El Servicio del Defensor del Contribuyente es una organización independiente dentro del IRS que ayuda a los contribuyentes y protege los derechos de los contribuyentes. Podemos ofrecerle ayuda si su problema tributario le está causando una dificultad financiera, si ha intentado y no ha podido resolver su problema con el IRS, o si cree que un sistema, proceso o procedimiento del IRS no está funcionando como debería. Si califica para nuestra asistencia, que siempre es gratuita, haremos todo lo posible para ayudarle.

Visite www.taxpayeradvocate.irs.gov o llame al 1-877-777-4778.

Las Clínicas para Contribuyentes de Bajos Ingresos (LITC, por sus siglas en inglés) son independientes del IRS y TAS. Las LITCs representan a personas cuyos ingresos están por debajo de cierto nivel y que necesitan resolver problemas tributarios con el IRS. Estas clínicas pueden representar a los contribuyentes en auditorías, apelaciones y disputas de recaudación de impuestos ante el IRS y ante los tribunales. Además, las LITCs pueden brindar información sobre los derechos y responsabilidades de los contribuyentes en diferentes idiomas para las personas que hablan inglés como segundo idioma. Los servicios se ofrecen de forma gratuita o por una pequeña tarifa. Para obtener más información o para encontrar una LITC cerca a usted, consulte la página LITC en el sitio web de TAS o la Publicación 4134, Lista de las Clínicas para Contribuyentes de Bajos Ingresos.