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Última actualización: 11 de febrero de 2022

Acuerdos de terceros para impuestos sobre el empleo

Algunos empleadores contratan a un tercero, a veces llamado proveedor de servicios de nómina, para ayudarlos a cumplir con algunas o todas las obligaciones de impuestos federales sobre el empleo de sus empleadores.

dos personas conversando sobre una computadora portátil

¿Qué necesito saber?

El tercero suele hacerse cargo de:

  • Administrar los impuestos sobre la nómina y el empleo en nombre del empleador; y
  • Informar, recaudar y depositar impuestos sobre el empleo ante las autoridades estatales y federales.

Si está utilizando un tercero, es importante comprender qué tipos de tareas de nómina pueden hacer los terceros. Es fundamental recordar que contratar a un tercero no lo exime a usted, el empleador, de sus obligaciones de presentación, depósito y pago de impuestos sobre el empleo.

Existen varios acuerdos comunes de terceros para los impuestos sobre la nómina.

Proveedores de servicios de nómina y agentes informadores

Proveedores de servicios de nómina (PSP, por sus siglas en inglés) ayudan a un empleador a administrar los impuestos sobre la nómina y el empleo. Los PSP a menudo preparan declaraciones de impuestos sobre el empleo para que las firmen los empleadores/clientes. Pagan los impuestos asociados utilizando el número de identificación del empleador (EIN) del cliente y los fondos del cliente.

Agentes informantes autorizados con del Formulario 8655 del IRS, Autorización de agente informante, generalmente firma y presenta las declaraciones del cliente electrónicamente utilizando el EIN de cada cliente. Pagan impuestos sobre la nómina y realizan depósitos de impuestos federales a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) del IRS.

Contribuyentes agregados y organizaciones de empleadores profesionales

Contribuyentes agregados designado por un empleador en el Formulario 2678 del IRS, Designación de agente por parte del empleador/pagador, asume la responsabilidad junto con el empleador por la retención del Seguro Social, Medicare y del impuesto federal sobre la renta del empleador. Presentan declaraciones agregadas (e-file o en papel) utilizando el EIN del agente.

Organizaciones profesionales de empleadores (PEO, por sus siglas en inglés), a veces denominadas empresas de arrendamiento de empleados o servicios de contratación de personal temporal, celebran acuerdos con un cliente para retener, informar y pagar impuestos sobre la nómina de los trabajadores que prestan servicios al cliente. Un PEO presenta declaraciones de impuestos sobre el empleo en su propio nombre y EIN. Independientemente de los términos del acuerdo entre un cliente y un PEO, el cliente sigue siendo el empleador y es responsable de retener, informar y pagar los impuestos sobre la nómina.

Acciones

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¿Qué debo hacer?

Los terceros realizan un servicio importante al garantizar que sus clientes cumplan con los plazos de presentación, los requisitos de depósito y las fechas de vencimiento de los pagos. Sin emabargo, el uso de un tercero no lo libera a usted, el empleador, de sus obligaciones de presentación, depósito y pago de impuestos sobre la nómina.

Proteja su negocio de las obligaciones tributarias causadas por la falla de un tercero

Evite cambios de domicilio no autorizados. Un tercero deshonesto podría cambiar su dirección de registro con el IRS a su propia dirección, sin su conocimiento o consentimiento, para evitar que reciba avisos del IRS sobre problemas con su cuenta. La ley ahora requiere que el IRS envíe una confirmación del cambio de dirección tanto a la nueva dirección del empleador como a su dirección anterior.

Para prevenir problemas:

  • No cambie su dirección de registro a la dirección del tercero. Esto puede evitar que se entere de cuestiones tributarias relacionadas con su empresa. A menudo surgen problemas cuando las empresas dependen únicamente de terceros para mantenerlas informadas sobre el estado de los depósitos y pagos de impuestos.
  • Si descubre que su dirección fue cambiada sin su autorización, notifique al IRS inmediatamente llamando al número que aparece en la carta o factura que reciba, escribiendo a la oficina del IRS que la envió o visitando una oficina local del IRS. Si no puede encontrar su carta o factura, puede llamar a la Línea de asistencia comercial del IRS al 800-829-4933.
  • Si le preocupa que haya sucedido algo, llame a la Línea de asistencia comercial al 800-829-4933 para averiguar si su empresa tiene declaraciones sin presentar o depósitos o pagos vencidos.

Asegúrese de que su tercero utilice el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS, por sus siglas en inglés). EFTPS emite automáticamente un PIN de consulta a los clientes de los proveedores de servicios de nómina. Esto le da acceso a la cuenta de EFTPS para verificar que el proveedor esté realizando depósitos y pagos oportunos y precisos por usted. Puede y debe investigar para corregir los pagos faltantes o atrasados ​​de inmediato. Una vez que el proveedor de servicios de nómina tiene su dinero, no hay ninguna razón por la que no deba pagarse al IRS.

Si no recibió una carta sobre su PIN de consulta, puede registrarse en EFTPS para obtener su PIN y verificar los pagos. Cuando se registre, tendrá acceso en línea a 16 meses de historial de pagos.

Si es víctima de un preparador de declaraciones de impuestos sobre la nómina de terceros

La ley ahora requiere que el IRS dé consideración especial a un ofrecimiento de transacción de un contribuyente que ha sido defraudado por un tercero preparador de declaraciones de impuestos sobre la nómina. Esto se denomina oferta de Administración Tributaria Efectiva (ETA, por sus siglas en inglés). Puede permitirle liquidar su deuda por menos del monto total adeudado, incluso si tiene activos que podrían pagar el saldo creado por las acciones del tercero.

Durante su primer contacto con el IRS:

  • Indique que su empresa es víctima de la falta de pago por parte de un tercero que prepara la declaración de impuestos sobre la nómina.
  • Discutir una ofrecimiento de transacción como alternativa a la acción de cobros del IRS.
  • Pídale al funcionario de cobros de impuestos que no imponga la multa por recuperación del fondo fiduciario.

 


Si los pagos del impuesto sobre la nómina se utilizan de otra manera que no sea el pago del impuesto, el IRS normalmente impondría esta multa. Debido a que los fondos se perdieron por fraude, en el que usted no participó, no debería ser responsable de la multa.

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¿Cómo me afectará esto?

Conozca los riesgos de utilizar un tercero para manejar los impuestos sobre la nómina.

  • Cuando un tercero cierra el negocio o hace un mal uso de los fondos de los clientes, los empleadores siguen siendo responsables de los impuestos no pagados.
  • La falla de un tercero puede dañar seriamente a los clientes. Se les puede exigir que paguen el monto de los impuestos sobre el empleo dos veces: una vez al tercero y nuevamente al IRS con intereses y multas.
  • Una empresa que no pueda recuperarse de estos contratiempos puede verse obligada a detener sus operaciones.
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Espere, todavía necesito ayuda.

El Servicio del Defensor del Contribuyente es una organización independiente dentro del IRS que ayuda a los contribuyentes y protege los derechos de los contribuyentes. Podemos ofrecerle ayuda si su problema tributario le está causando una dificultad financiera, si ha intentado y no ha podido resolver su problema con el IRS, o si cree que un sistema, proceso o procedimiento del IRS no está funcionando como debería. Si califica para nuestra asistencia, que siempre es gratuita, haremos todo lo posible para ayudarle.

Visite www.taxpayeradvocate.irs.gov o llame al 1-877-777-4778.

Las Clínicas para contribuyentes de bajos ingresos (LITC, por sus siglas en inglés) son independientes del IRS y TAS. Las LITCs representan a personas cuyos ingresos están por debajo de cierto nivel y que necesitan resolver problemas tributarios con el IRS. Estas clínicas pueden representar a los contribuyentes en auditorías, apelaciones y disputas de recaudación de impuestos ante el IRS y ante los tribunales. Además, las LITCs pueden brindar información sobre los derechos y responsabilidades de los contribuyentes en diferentes idiomas para las personas que hablan inglés como segundo idioma. Los servicios se ofrecen de forma gratuita o por una pequeña tarifa. Para obtener más información o para encontrar una LITC cerca a usted, consulte la página LITC en el sitio web de TAS o la Publicación 4134, Lista de las Clínicas para Contribuyentes de Bajos Ingresos.

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